如何在Outlook中將聯繫人分類用作分發列表

組和分發列表的替代方案

Outlook分發列表對於快速發送給一組人員非常方便。他們也不可能搜索，很難管理和有點挑剔的啟動。分類聯繫人使用Outlook郵件合併可以實現靈活的電子郵件分發列表。

Outlook允許您為聯繫人分配任意數量的類別。然後，您可以按類別對通訊錄進行排序，而且，這裡是您的新優雅，多功能和穩定的通訊組列表。

您可以使用以下步驟在Outlook中創建包含類別的分發或郵寄列表。

在Outlook中打開聯繫人 。
- 例如，按Ctrl-3 。
確保您要添加到新的通訊組列表中的所有聯繫人都高亮顯示。
- 要添加尚未加入Outlook聯繫人的人，請首先創建他們，當然還要使用Ctrl-N 。
- 您可以通過按住Shift-Ctrl鍵的同時使用鼠標選擇多個條目，並通過單獨按住Shift鍵來選擇一個範圍。
確保選擇並擴展主頁功能區。
點擊標籤部分中的分類。
從下拉菜單中選擇所有類別...。
在顏色類別窗口中單擊新建...。
在名稱下輸入分配列表的所需名稱（例如“朋友和家人（列表）”）。
在“ 顏色 ”下選擇“ 無 ”，當然也可以選擇所需的顏色。
點擊確定。
現在，在驗證在顏色類別窗口中選中了新類別後，再次單擊確定。

要隨時將新成員添加到分發列表：

轉到Outlook中的聯繫人 。
突出顯示要添加到列表中的所有聯繫人。
確保主頁功能區已展開。
點擊功能區標籤部分中的分類。
確保選擇列表的類別。
- 如果該類別沒有出現在菜單中：
  1. 從菜單中選擇所有類別...。
  2. 確保列表的類別在名稱列中被選中。
  3. 點擊確定。

要為分類列表中的所有成員編寫新消息或會議請求：

轉到Outlook中的聯繫人 。
點擊搜索聯繫人 。
- 您也可以按Ctrl-E 。
確保搜索功能區已展開。
點擊搜索功能區的“ 優化”部分中的分類。
從出現的菜單中選擇所需的類別。
打開主頁功能區。
單擊操作部分中的郵件合併 。
確保在聯繫人下選擇當前視圖中的所有 聯繫人 。
通常，確保
- 表單字母在文檔類型下選擇：和
- 電子郵件在合併到：在合併選項部分。
在郵件主題行下輸入電子郵件的主題：。
點擊確定。
在Word中撰寫電子郵件的文本。
- 例如，您可以使用郵件功能區的“ 寫入和插入字段”部分中的工具來適應每個收件人的問候，並插入或使用其他地址簿字段。
- 通過預覽結果 ，您可以測試每個收件人的電子郵件文本中的字段和規則。
在郵件功能區的完成部分單擊完成並合併 。
從出現的菜單中選擇發送電子郵件信息...。
確保在收件人： 郵件選項下選擇適當的電子郵件地址簿字段（通常為電子郵件 ）。

在郵件格式下選擇純文本或HTML （包括格式）：。
- 對於這個選擇避免附件通常會更好; 它會將郵件的文本作為Word附件發送，收件人通常無法直接閱讀，但必須單獨打開。
確保在發送記錄下選擇了全部。
點擊確定。
如果提示：
1. 單擊允許下一個程序正試圖訪問存儲在Outlook中的電子郵件地址信息。

您可以隨意關閉並放棄或保存Word中的文檔。

在Outlook 2007中創建包含類別的分發或郵寄列表：

稍後要添加新成員，請分別為其分配適當的類別。

要為分類列表中的所有成員編寫新消息或會議請求：

轉到Outlook中的聯繫人 。
從菜單中選擇視圖>當前視圖>按類別 。
點擊所需的列表類別的標題。
從菜單中選擇操作>創建>新消息到聯繫人或操作>創建>新建會議請求聯繫人 。
如果Outlook通知您，您的操作將應用於組中的所有項目，請單擊確定。
點擊To ...字段。
- Outlook已將所有地址放在收件人：字段中。對於列表消息，通常最好在Bcc ：字段中包含所有地址以避免洩露地址。如果合適，您可以將地址保留在收件人：字段中，或將其移至抄送：字段。
- 對於具有多個電子郵件地址的聯繫人，Outlook已插入每個郵件最好刪除不需要的地址。
按下Ctrl-A 。
按下Ctrl-X 。
確保Bcc ...字段可見。
點擊密件抄送字段。
按下Ctrl-V 。
在To ...字段中輸入您的電子郵件地址。
繼續編寫消息或會議請求。

（使用Outlook 2007和Outlook 2016測試）

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