使用顏色類別來分組相關的電子郵件，聯繫人，便箋和約會
在Microsoft Outlook中 ，您可以使用類別來組織各種項目，包括電子郵件，聯繫人和約會。 通過將相同的顏色分配給一組相關項目（例如便箋， 聯繫人和消息），可以更輕鬆地進行跟踪。 如果任何項目與多個類別相關，則可以為其分配多種顏色。
Outlook附帶一組默認顏色類別，但添加自己的類別或更改現有標籤的顏色和名稱很容易。 您甚至可以設置將類別應用於突出顯示項目的鍵盤快捷鍵。
在Outlook中添加新的顏色類別
- 單擊主頁選項卡上標籤組中的分類 。
- 從顯示的下拉列表中選擇所有類別 。
- 在打開的顏色類別對話框中，單擊新建 。
- 在名稱旁邊的字段中輸入新顏色類別的名稱 。
- 使用顏色旁邊的顏色下拉菜單為新類別選擇一種顏色。
- 如果要將鍵盤快捷鍵分配給新類別，請從快捷鍵旁邊的下拉菜單中選擇快捷鍵 。
- 點擊OK保存新的顏色類別。
查找日曆項目的約會或會議選項卡上的標籤組。 對於打開的聯繫人或任務，“標籤”組位於“聯繫人”或“任務”選項卡上。
為電子郵件分配顏色類別
將顏色分類分配給單個電子郵件對於組織收件箱非常有用。 您可能希望按客戶或項目進行分類。 要將顏色類別分配給Outlook收件箱中的郵件，請執行以下操作：
- 在電子郵件列表中右鍵單擊郵件。
- 選擇分類 。
- 點擊顏色類別將其應用於電子郵件。
- 系統會詢問您是否要在首次使用該類別時更改該類別的名稱。 如果是這樣，請輸入它。
如果電子郵件信息已打開，請單擊“ 標籤”組中的“ 分類 ”，然後選擇一種顏色類別。
注意：類別不適用於IMAP帳戶中的電子郵件。
在Outlook中編輯類別
編輯顏色類別列表：
- 單擊主頁選項卡上標籤組中的分類 。
- 從菜單中選擇所有類別 。
- 突出顯示所需的類別以選擇它。 然後執行以下操作之一：
- 要更改類別標題，請單擊重命名並在名稱列表中鍵入新名稱。
- 要選擇不同的顏色，請單擊顏色旁邊的向下箭頭，然後單擊所需的顏色或選擇無 。
- 要為類別指定鍵盤快捷鍵，請單擊快捷鍵列表並選擇所需的鍵盤組合。
- 要從類別列表中刪除類別 - 而不是從之前已應用到的項目中單擊刪除 。