在Outlook中存檔舊郵件並保持PST文件較小

by Heinz Tschabitscher

隨著您在Outlook中保存的一堆郵件不斷增長，通常情況下，Outlook會按照您希望的方式執行操作。 PST文件大小限製成為現實。（ PST或“個人文件夾”文件當然是Outlook保存所有數據的地方，包括日曆，聯繫人和電子郵件。）

一個小的PST文件是一個快速的PST文件

無論哪種方式，它支付保持您的主要PST文件的大小小和易於管理。您可以讓Outlook 使用自動存檔執行一些操作。或者你可以在更多的PST文件之間分割你的消息，這可以無痛快捷。

在Outlook中存檔舊郵件並保持PST文件較小

要在每天使用的PST文件中創建Outlook中的舊郵件存檔：

- 在Outlook 2007中：
  1. 選擇文件| 數據文件管理從Outlook中的菜單。
- 在Outlook 2016中：
  1. 點擊文件。
  2. 轉到信息類別。
  3. 點擊帳戶設置 。
  4. 從顯示的菜單中選擇帳戶設置...。
  5. 轉到數據文件選項卡。
點擊添加：
- 在Outlook 2016中：
  1. 在文件名稱下輸入存檔的名稱： 。
  2. 在另存為類型中選擇所需的格式： ; 通常，選擇Outlook數據文件 。
- 在Outlook 2007中：
  1. 選擇所需的格式。除非您可能需要直接使用Outlook 2002或更早版本訪問數據，否則突出顯示Office Outlook個人文件夾文件（.pst）是安全的。
  2. 點擊確定。
  3. 輸入所需的文件名。
    - 年度檔案工作得很好，在一年之後命名PST文件是有道理的。當然，如果你有很多大郵件或其他方案，你可以選擇每月檔案。只需確保生成的PST文件的大小在1-2 GB左右。較大的文件往往效率較低。
  4. 點擊確定。
  5. 在名稱下輸入存檔PST文件的所需名稱。
    - 再一次，它的內容（在我的情況下，一年的價值郵件）後命名您的檔案是有意義的。

或者，使用密碼保護訪問。
點擊確定。
現在點擊關閉。

將郵件移動到存檔

要填充新創建的存檔PST：

將整個文件夾拖放到郵件文件夾下新出現的根文件夾中。
- 如果您已經有一個包含去年所有郵件的“存檔”文件夾，這很方便。只需將其放入存檔PST即可。
或者，要歸檔單個項目：
1. 用鼠標右鍵單擊郵件文件夾下的歸檔PST命名的根文件夾。
2. 從菜單中選擇新建文件夾....
3. 輸入所需的文件夾名稱。
4. 如果您想存檔電子郵件，請確保在包含文件夾下選擇郵件和郵寄項目 。要歸檔其他項目，請選擇適當的類別。
5. 點擊確定。
6. 將單個或一組電子郵件拖放到新創建的文件夾中。
要移動文件夾（或嵌套文件夾）中特定日期前的所有郵件，請執行以下操作：
1. - 在Outlook 2016中：
    1. 點擊文件。
    2. 轉到信息類別。
    3. 點擊清理工具 。
    4. 從出現的菜單中選擇存檔...。
  - 在Outlook 2007中：
    1. 選擇文件| 存檔...從Outlook中的菜單。
2. 確保存檔此文件夾和所有子文件夾：已選中。
3. 突出顯示所需文件夾。
4. 指定您希望移動到存檔項目之前的日期電子郵件（比如今年1月1日） ：__ 。
5. 使用瀏覽...按鈕選擇上面創建的存檔PST文件。
6. 點擊確定。

可選地，壓縮您的PST文件以立即聲明新釋放的空間。

關閉存檔PST文件

將所有項目歸檔後，可以關閉Outlook中的PST文件：

用鼠標右鍵單擊郵件文件夾下的存檔PST的根文件夾。
從菜單中選擇關閉“___” 。

從已關閉的存檔PST文件訪問郵件

從已關閉的存檔PST文件中檢索郵件：

- 在Outlook 2016中：
  1. 點擊文件。
  2. 選擇打開和導出 。
  3. 點擊打開Outlook數據文件 。
- 在Outlook 2007中：
  1. 選擇文件| 打開| Outlook數據文件...從Outlook中的菜單。
突出顯示所需的存檔PST文件。
點擊打開。

PST文件及其文件夾將顯示在郵件文件夾下 ，可供採取行動。