通過指示Outlook為您存檔消息保持生產力
電子郵件可以快速填充您的Outlook收件箱，讓您受到大量郵件和文件夾的困擾，這些郵件和文件夾越來越大 。 保持收件箱的輕便和乾淨，保持生產力。 當然，您可以手動存檔每個到達的單個郵件，但您也可以打開AutoArchive並讓Outlook執行將舊郵件移動到存檔的工作。
自動存檔郵件使用Outlook自動存檔
自動存檔功能已合併到Windows版本的Outlook中（它不在Mac版本中）。 要在適用於Windows的Outlook 2016,2013和2010中打開自動存檔功能，請執行以下操作：
- 點擊文件 > 選項 > 高級 。
- 單擊“ 自動存檔”下的“ 自動 存檔設置” 。
- 在每n天運行自動存檔框中，指定運行自動存檔的頻率。
- 選擇其他選項。 例如，您可以指示Outlook刪除舊項目而不是歸檔它們。
- 點擊確定 。
除非您指定不同的時間，否則Outlook會將Outlook標準郵件應用於一個標準的郵寄期限。 對於您的收件箱，老化期為六個月，對於發送和刪除的項目，這是兩個月，對於發件箱，老化期為三個月。 當郵件達到其指定的期限時，它們被標記為在下一個自動存檔會話中存檔。
打開AutoArchive之後，請確保在文件夾級別指定構成舊郵件的內容以及如何處理。
- 用鼠標右鍵單擊該文件夾並單擊屬性 。
- 在“ 自動存檔”選項卡上 ，選擇所需的選項。
如果您的主Outlook文件變得太大，您也可以手動歸檔項目 。