08年1月
Excel數據輸入概述
本教程介紹了將數據輸入電子表格程序（例如Excel，Google Spreadsheets和Open Office Calc）的一些基本DOs和DON'T。
第一次正確輸入數據可以避免以後出現問題，並可以更輕鬆地使用許多Excel的工具和功能，如公式和圖表。
DOs和DON'Ts是：
- 計劃您的電子表格
- 輸入相關數據時，請勿保留空白行或列
- 經常保存並保存在兩個地方
- 不要將數字用作列標題，也不要將單位包含在數據中
- 在公式中使用單元格引用和命名範圍
- 不要將包含公式的單元格解鎖
- 對數據進行排序
計劃您的電子表格
在將數據輸入到Excel中時，在開始鍵入之前進行一些規劃是個不錯的主意。
知道該工作表將用於什麼，它將包含的數據以及該數據的處理方式可能會極大地影響工作表的最終佈局。
如果電子表格需要重新組織以使其更加高效和易於使用，那麼在鍵入之前進行規劃可以節省時間。
要考慮的事項
- 電子表格的目的是什麼？
- 電子表格將保存多少數據？
- 圖表是否需要？
- 電子表格是否會打印？
電子表格的目的是什麼？
- 電子表格的目的將有助於確定數據的位置，因為最重要的信息需要可見且易於訪問。
- 需要什麼計算？ 這些計算會影響所需的公式和函數以及它們的位置。
電子表格將保存多少數據？
電子表格最初將保存的數據量以及稍後將添加多少數據將影響所用工作表的數量。
- 不要將數據分散得太多，因為它可能會使特定信息難以找到，跨多張工作表或工作簿的計算會開始影響Excel的性能。
- 對於大型工作表 ，有時在列標題上方顯示重要的列總數有用，而不是強迫用戶滾動到工作表底部以查看信息。
圖表是否需要？
如果全部或部分數據要在圖表或圖表中顯示，可能會影響信息的佈局，
- 根據圖表類型的不同，可能需要對數據進行不同的分組 - 例如為餅圖採用匯總區域。
- 對於大型電子表格，圖表可以移動到單獨的頁面以緩解擁擠
電子表格會被打印嗎？
取決於是選擇縱向還是橫向佈局以及所需的紙張數量，如果打印全部或部分數據，數據的排列方式可能會受到影響。
- 如果要使用普通信紙尺寸紙張（8 1/2 X 11）上的縱向視圖，請考慮將大部分數據放在幾列下的行中，以便所有標題在一張紙上都可見。
- 如果需要多張紙，請考慮在每頁頂部打印列標題 ，以便更輕鬆地讀取數據。
- 如果需要打印許多列數據，橫向佈局可能會將所有標題保留在一頁上。 同樣，如果需要多張紙，請在每頁頂部打印列標題。
- 如果要打印圖表，將它們移動到單獨的工作表可以簡化任務。
08年2月
不要在相關數據中保留空白行或列
在數據表或相關數據范圍中留下空行或列可能會使正確使用Excel的許多功能（例如圖表，數據透視表和某些功能）變得非常困難。
即使包含數據的行或列中的空白單元格也可能導致問題，如上圖所示。
如果使用諸如排序 ，篩選或AutoSum之類的功能，缺少空格還將使Excel更輕鬆地檢測並選擇範圍內的所有相關數據。
而不是留下空白的行或列，使用邊界或使用粗體或下劃線格式標題和標籤，以分解數據並使其更易於閱讀。
在可能的情況下按列輸入數據。
- 在佈置電子表格時，請在表格第一列的頂部添加一個描述性標題，其中包含以下數據。
- 如果有多個數據系列，請按列（從左到右）依次列出它們，並在頂部為每個數據系列標題。
保持無關的數據分離
雖然將相關數據保存在一起非常重要，但同時，將不相關的數據范圍分開可能會很有用。
在工作表上的不同數據范圍或其他數據之間留下空白列或行將再次使Excel更容易正確檢測並選擇相關範圍或數據表。
08年3月
經常保存
經常保存你的工作的重要性不能被誇大 - 或者說太頻繁。
當然，如果您使用的是基於Web的電子表格（如Google Spreadsheets或Excel Online），那麼保存不是問題，因為這兩個程序都沒有保存選項，而是使用自動保存功能。
但對於基於計算機的程序，經過兩次或三次更改 - 無論是添加數據，進行格式更改還是輸入公式 - 保存工作表。
如果看起來太多，至少每兩三分鐘至少保存一次。
儘管過去幾年計算機和計算機軟件的穩定性有了顯著提高，但軟件仍然崩潰，電源故障仍然存在，其他人有時會跳過電源線並將其從牆上插座拔出。
而當它發生時，任何數量的數據丟失 - 無論大小，只會增加你的工作量，因為你試圖重建你已經完成的工作。
Excel有一個自動保存功能，通常效果很好，但不應該依賴它。 養成經常保存自己數據的習慣。
保存的捷徑
將鼠標移動到功能區並單擊圖標時，保存並不是一項繁重的任務，您可以使用以下鍵盤快捷鍵組合保存習慣：
Ctrl + S
保存在兩個地方
另一個不能被誇大的方面是將數據保存在兩個不同位置的重要性。
第二個地方當然是備份，而且有很多次這樣說，“備份就像保險：有一個，你可能不需要它，沒有一個，你可能會這樣做”。
最好的備份是與原始文件位於不同物理位置的文件。 畢竟，如果他們有兩個文件副本，那有什麼意義
- 在同一個硬盤上失敗？
- 在同一台計算機上，被盜？
- 在同一座建築物中燃燒到地面？
基於Web的備份
同樣，做備份不一定是繁重或費時的任務。
如果安全性不是問題 - 工作表是DVD的列表 - 使用網絡郵件向您發送一份副本，以便副本停留在服務器上可能就足夠了。
如果安全問題存在，網絡存儲仍然是一種選擇 - 儘管有一家專門從事這類事情的公司，並因此收取費用。
對於在線電子表格，大概是程序的所有者備份他們的服務器 - 這包括所有的用戶數據。 但為了安全起見，請將該文件的副本下載到您自己的計算機上。
08年04月04日
不要將數字用作列標題，也不要將單位包含在數據中
在列的頂部和行的開頭使用標題來標識數據，因為它們使得排序等操作更加容易，但不要使用諸如 - 2012,2013等數字來執行此操作。
如上圖所示，只是數字的列和行標題可能會被無意中包含在計算中。 如果您的公式包含以下功能 ：
自動選擇函數參數的數據范圍。
通常情況下，這些函數首先查找上面他們所在位置的數字列，然後查找左邊的一行數字，任何只有數字的標題都將包含在所選範圍內。
用作行標題的數字如果作為圖表範圍的一部分而不是作為軸標籤選擇，也可能被誤認為另一個數據系列 。
將標題單元格中的數字格式化為文本或通過在每個數字前面加上撇號（'） - 例如“2012和2013”來創建文本標籤。 撇號不顯示在單元格中，但它將數字更改為文本數據。
保持單位的標題
不要：將貨幣，溫度，距離或其他單位輸入到每個具有號碼數據的單元格中。
如果這樣做，Excel或Google Spreadsheets很有可能會將所有數據視為文本。
相反，將單位放置在列頂部的標題中，碰巧確保這些標題至少是文本，並且不會產生上面討論的問題。
文字在左邊，數字在右邊
判斷您是否有文本或數字數據的快速方法是檢查單元格中數據的對齊方式。 默認情況下，文本數據在Excel和Google Spreadsheets左側對齊，並且數字數據在單元格右側對齊。
儘管可以輕鬆更改此默認對齊方式，但在輸入所有數據和公式之前通常不會應用格式設置，因此，默認對齊方式可能會在您初步了解工作表中的某些內容時提供了線索。
百分比和貨幣符號
將所有數據輸入工作表的最佳做法是只輸入普通數字，然後格式化單元格以正確顯示數字 - 這包括百分比和貨幣金額。
不過，Excel和Google Spreadsheets接受輸入到單元格中的百分比符號以及數字，並且它們還可以識別普通貨幣符號，例如美元符號（$）或英鎊符號（£）（如果它們被鍵入到細胞以及數字數據，但其他貨幣符號（如南非蘭特（R））可能會被解釋為文本。
為避免潛在的問題，請遵循上述最佳做法並輸入金額，然後將單元格設置為貨幣格式，而不是輸入貨幣符號。
08年05月05日
在公式中使用單元格引用和命名範圍
單元格引用和命名範圍都可以並且應該在公式中使用，以便更快，更容易地保留公式和擴展，整個工作表，沒有錯誤並且是最新的。
在公式中引用數據
公式在Excel中用於執行計算 - 例如加法或減法。
如果實際數字包含在公式中 - 例如：
= 5 + 3
每當數據發生變化時（比如7和6），公式需要被編輯並且數字發生變化，公式就變成：
= 7 + 6
相反，如果將數據輸入到工作表中的單元格中，則可以在公式中使用單元格引用或範圍名稱，而不是數字。
如果數字5輸入單元格A 1和單元格3到單元格A2中，則公式將變為：
= A1 + A2
要更新數據，請更改單元格A1和A2的內容，但公式保持不變 - Excel會自動更新公式結果。
如果工作表包含更複雜的公式並且多個公式引用相同的數據，則會節省時間和精力，因為只需在一個位置更改數據，並且所有引用它的公式都將被更新。
使用單元格引用或命名範圍還可以使工作表更安全，因為它允許您保護公式免受意外更改，同時保留更改可訪問的數據單元格。
指向數據
Excel和Google Spreadsheets的另一個功能是，它們允許您使用指示將單元格引用或範圍名稱輸入到公式中 - 這涉及單擊單元格以將公式輸入引用。
指向可以減少由於鍵入錯誤單元格引用或拼寫錯誤範圍名稱而導致錯誤的可能性。
使用命名範圍選擇數據
在進行排序或篩選操作時，為相關數據提供一個名稱區域可以使選擇數據變得更容易。
如果數據區域的大小發生變化， 可以使用名稱管理器輕鬆編輯名稱的範圍。
08年06月
不要讓含有配方的細胞不受保護
花了這麼多時間讓他們的公式更正並使用正確的單元格引用之後，許多人都犯了讓這些公式容易遭受意外或有意改變的錯誤。
通過將數據放入工作表中的單元格中，然後在公式中引用該數據，允許包含公式的單元格被鎖定，並在必要時密碼保護以保證它們的安全。
同時，包含數據的單元格可以保持解鎖狀態，以便可以輕鬆地輸入更改以保持電子表格處於最新狀態。
保護工作表或工作簿是一個兩步過程：
- 確保正確的單元格被鎖定
- 應用保護頁選項 - 如果需要，請添加密碼
08年7月
對數據進行排序
在Excel或Google Spreadsheets中處理少量未排序的數據通常不是問題，但隨著大量數據的增加，難以有效處理它。
分類數據更易於理解和分析，一些功能和工具（如VLOOKUP和SUBTOTAL）需要分類數據才能返回正確的結果。
另外， 以不同的方式對數據進行排序可以更容易地發現起初不明顯的趨勢。
選擇要排序的數據
在對數據進行排序之前，Excel需要知道要排序的確切範圍，通常，Excel在選擇相關數據的區域方面非常出色 - 只要輸入時，
- 相關數據區域內不留空白行或列;
- 並在相關數據的區域之間留下空白的行和列。
Excel甚至會相當準確地確定數據區域是否有字段名稱，並將這一行從要排序的記錄中排除。
但是，允許Excel選擇要排序的範圍可能是有風險的 - 尤其是對於難以檢查的大量數據。
使用名稱選擇數據
為確保選擇正確的數據，請在開始排序之前突出顯示範圍。
如果要重複排序相同的範圍，最好的方法是給它一個名稱。
如果為要排序的範圍定義名稱，請在名稱框中鍵入名稱 ，或從關聯的下拉列表中選擇該名稱 ，然後Excel將自動突出顯示工作表中正確的數據范圍。
隱藏的行和列以及排序
在排序過程中， 隱藏的行和列數據不會移動，因此在排序前需要取消隱藏 。
例如，如果第7行是隱藏的，並且它是排序的數據范圍的一部分，它將保留為第7行而不是作為排序的結果移動到其正確的位置。
數據列也是如此。 按行排序涉及對數據列重新排序，但如果列B在排序之前隱藏，則它將保留為列B，而不會與排序範圍中的其他列重新排序。
08年08月
所有數字都應該以數字形式存儲
問題：檢查所有數字是否以數字形式存儲。 如果結果不符合您的預期，那麼該列可能包含以文本形式存儲的數字，而不是數字。 例如，從某些會計系統導入的負數或使用前導'（撇號）輸入的數字作為文本存儲。
當你用AZ或ZA按鈕快速排序數據時，事情可能會出現可怕的錯誤。 如果數據中有空行或空白列，則可能會對部分數據進行排序，而忽略其他數據。 想像一下你會遇到的混亂，如果名字和電話號碼不再匹配，或者訂單去錯誤的客戶！
確保在排序之前選擇正確範圍的數據的最簡單方法是給它一個名稱。
第二個假設正好影響Excel排序的內容。 如果您選擇了一個單元格，則Excel將擴展選區以選擇一個範圍（很像按Ctrl + Shift + 8），並由一個或多個空白列和行限制。 然後檢查所選範圍中的第一行以確定它是否包含標題信息。
這是使用工具欄工具進行排序可能會變得棘手的地方 - 您的頭文件（假設您有頭文件）必須符合一些相當嚴格的準則，以便Excel將其識別為頭文件。 例如，如果標題行中有空白單元格，Excel可能會認為它不是標題。 同樣，如果標題行的格式與數據范圍中的其他行相同，則可能無法識別它。 同樣，如果你的數據表完全由文本組成，而你的標題行只包含文本，Excel幾乎會始終不能識別標題行。 （該行看起來就像另一個Excel數據行。）
只有在選擇範圍並確定是否存在標題行後，Excel才會進行實際的排序。 結果的高度取決於Excel是否同時選擇了範圍選擇和標題行確定權。 例如，如果Excel不認為你有一個標題行，那麼你的標題被分類到數據的主體中; 這通常是一件壞事。
為確保您的數據范圍得到正確識別，請使用Ctrl + Shift + 8快捷鍵查看Excel選擇的內容; 這是什麼將被排序。 如果它與您的期望不符，那麼您需要修改表格中數據的字符，或者在使用“排序”對話框之前，您需要選擇數據范圍。
為確保您的標題能夠正確識別，請使用Ctrl + Shift + 8快捷鍵選擇數據范圍，然後查看第一行。 如果您的標題在第一行中選擇的單元格中有空單元格，或者第一行的格式與第二行格式化一樣，或者您選擇了多個標題行，那麼Excel會假設您根本沒有標題行。 要更正此問題，請在標題行中進行更改以確保Excel能夠正確識別它。
最後，如果您的數據表使用多行標題，則所有投注均可關閉。 Excel很難識別它們。 如果您希望在該標題中包含空白行，則會導致問題複雜化; 它不能自動完成。 但是，您可以在進行排序之前簡單地選擇要排序的所有行。 換句話說，要具體說明您想要Excel進行排序的內容; 不要讓Excel為你做出假設。
日期和時間存儲為文本
如果按日期排序的結果未按預期結果，則包含排序關鍵字的列中的數據可能包含以文本數據而非數字（日期和時間僅為格式化數字數據）存儲的日期或時間。
在上圖中，A. Peterson的記錄最終列在名單的底部，根據借款日期 - 2014年11月5日 - 記錄應該放在A Wilson的記錄之上，這也是借款日期為11月5日。
出現意外結果的原因是，A. Peterson的借款日期是以文本形式存儲的，而不是以數字形式存儲
混合數據和快速排序。
當使用包含文本和數字數據的記錄的快速排序方法混合在一起時，Excel會分別對數字和文本數據進行排序 - 將帶有文本數據的記錄置於排序列表的底部。
Excel也可能在排序結果中包含列標題 - 將它們解釋為另一行文本數據而不是數據表的字段名稱。
排序警告 - 排序對話框
如上圖所示，如果使用排序對話框，即使對一列進行排序，Excel也會顯示一條消息，提示您遇到以文本形式存儲的數據，並為您提供以下選擇：
將任何看起來像數字的東西排序為數字
將數字和數字分開存儲為文本
如果您選擇第一個選項，Excel將嘗試將文本數據放在排序結果的正確位置。
選擇第二個選項，Excel會將包含文本數據的記錄放置在排序結果的底部 - 就像快速排序一樣。