Excel的數據驗證選項包括創建一個下拉列表，該列表將可以輸入特定單元格的數據限制為預先設置的條目列表。
將下拉列表添加到單元格時，其旁邊會顯示一個箭頭。 點擊箭頭將打開列表並允許您選擇一個列表項目以進入單元格。
列表中使用的數據可以位於：
教程：使用存儲在其他工作簿中的數據
在本教程中，我們將使用位於不同工作簿中的條目列表創建一個下拉列表。
使用位於不同工作簿中的條目列表的優點包括：如果多個用戶使用列表數據並且保護數據免受意外或有意改變，則集中列表數據。
注意：列表數據存儲在單獨的工作簿中時，必須打開兩個工作簿才能使列表工作。
遵循以下教程主題中的步驟，將引導您創建，使用和更改與上圖中所示類似的下拉列表。
但是，這些教程說明不包含工作表的格式化步驟。
這不會干擾完成教程。 您的工作表與第1頁上的示例看起來不同，但下拉列表會給您相同的結果。
教程主題
- 打開文件並保存教程數據
- 創建兩個命名範圍
- 打開數據驗證對話框
- 輸入數據源並完成下拉列表
- 更改列表項目
- 保護下拉列表的選項
01之06
輸入教程數據
打開兩個Excel工作簿
如上所述，在本教程中，下拉列表的數據將位於與下拉列表不同的工作簿中。
對於本教程請按照下列步驟操作
- 打開兩個空白的Excel工作簿
- 用名稱data-source.xlsx保存一個工作簿 - 此工作簿將包含下拉列表的數據
- 使用名稱drop-down-list.xlsx保存第二個工作簿 - 此工作簿將包含下拉列表
- 保存後保留兩個工作簿。
輸入教程數據
- 將數據輸入到data-source.xlsx工作簿的單元格A1到A4中，如上圖所示。
- A1 - 薑餅A2 - 檸檬A3 - 燕麥葡萄乾A4 - 巧克力片
- 保存工作簿並將其保持打開狀態
- 將下面的數據輸入到drop-list.xlsx工作簿的單元格B1中。
- B1 - Cookie類型：
- 保存工作簿並將其保持打開狀態
- 下拉列表將被添加到此工作簿的單元格C1中
02 06
創建兩個命名範圍
創建兩個命名範圍
命名範圍允許您引用Excel工作簿中特定範圍的單元格。
命名範圍在Excel中有很多用途， 包括在公式中和創建圖表時使用它們 。
在所有情況下，使用命名範圍代替表示數據在工作表中的位置的單元格引用範圍。
在位於不同工作簿的下拉列表中使用時，必須使用兩個命名範圍。
- 為工作簿中的數據所在的列表項目創建一個
- 第二個是在下拉列表所在的工作簿中創建的。 第二個命名範圍鏈接到第一個工作簿中的命名範圍
教程步驟
第一個命名範圍
- 選擇data-source.xlsx工作簿的單元格A1 - A4以突出顯示它們
- 點擊位於A列上方的名稱框
- 在名稱框中輸入“Cookies”（不含引號）
- 按下鍵盤上的ENTER鍵
- data-source.xlsx工作簿的單元格A1到A4現在具有Cookie的範圍名稱
- 保存工作簿
第二個命名範圍
第二個命名範圍不使用drop-down-list.xlsx工作簿中的單元格引用。
相反，如前所述，它將鏈接到data-source.xlsx工作簿中的Cookie範圍名稱。
這是必要的，因為Excel不會接受來自不同工作簿的命名範圍的單元格引用。 但是，除了另一個範圍名稱之外。
因此，創建第二個命名範圍不是使用名稱框，而是使用位於功能區“ 公式”選項卡上的“ 名稱管理器”選項完成的。
- 點擊下拉列表.xlsx工作簿中的單元格C1
- 單擊功能區上的“ 公式”>“名稱管理器 ”以打開“ 名稱管理器”對話框
- 點擊New按鈕打開New Name對話框
- 在名稱行中輸入： Data
- 在引用行類型中： ='data-source.xlsx'！Cookies
- 單擊確定以完成命名的範圍並返回到名稱管理器對話框
- 單擊關閉關閉名稱管理器對話框
- 保存工作簿
03年06月
打開數據驗證對話框
打開數據驗證對話框
Excel中的所有數據驗證選項（包括下拉列表）均使用數據驗證對話框進行設置。
除了將下拉列表添加到工作表之外，還可以使用Excel中的數據驗證來控製或限制可以輸入到工作表中特定單元格的數據類型。
教程步驟
- 單擊drop-down-list.xlsx工作簿的單元格C1，使其成為活動單元格 - 這是下拉列表將位於的位置
- 單擊工作表上方功能區菜單的“ 數據”選項卡
- 點擊功能區上的數據驗證圖標打開下拉菜單
- 點擊菜單中的數據驗證選項打開數據驗證對話框
- 使對話框保持打開狀態，以進行本教程中的下一步
04年6月
使用列表進行數據驗證
為數據驗證選擇一個列表
如上所述，除了下拉列表之外，還有許多用於Excel中數據驗證的選項。
在這一步中，我們將選擇List選項作為用於工作表單元格D1的數據驗證的類型。
教程步驟
- 點擊對話框中的 設置選項卡
- 點擊允許行末尾的向下箭頭打開下拉菜單
- 單擊列表以選擇單元格C1中的數據驗證下拉列表，並激活對話框中的源代碼行
輸入數據源並完成下拉列表
由於下拉列表的數據源位於不同的工作簿中，因此之前創建的第二個命名範圍將輸入到對話框中的Source行中。
教程步驟
- 點擊源代碼行
- 在源代碼行中鍵入“= Data”（不含引號）
- 單擊確定以完成下拉列表並關閉數據驗證對話框
- 位於單元格C1右側的小箭頭圖標
- 單擊向下箭頭應打開包含在data-source.xlsx工作簿的單元格A1到A4中輸入的四個Cookie名稱的下拉列表
- 點擊其中一個名稱應該將該名稱輸入到單元格C1中
05年06月
更改下拉列表
更改列表項目
要隨時更新下拉列表並更新數據，可能需要定期更改列表中的選項。
由於我們使用命名範圍作為列表項的源而不是實際列表名，因此更改data-source.xlsx工作簿的單元格A1到A4中命名範圍內的cookie名稱會立即更改下拉列表中的名稱名單。
如果數據直接輸入到對話框中，對列表進行更改包括回到對話框並編輯源代碼行。
在這一步中，我們將通過更改data-source.xlsx工作簿中命名範圍的單元格A2中的數據，將下拉列表中的Lemon更改為Shortbread 。
教程步驟
- 單擊data-source.xlsx工作簿（檸檬）中的單元格A2，使其成為活動單元格
- 在單元格A2中鍵入脆餅 ，然後按下鍵盤上的Enter鍵
- 單擊下拉列表.xlsx工作簿的單元格C1中的下拉列表的下拉箭頭以打開列表
- 現在，列表中的第2項應該是“ Shortbread”而不是“ Lemon”
06年06月
保護下拉列表的選項
保護下拉列表的選項
由於我們的數據位於下拉列表的不同工作表上，因此可用於保護列表數據的選項包括：
- 保護工作表，其中涉及鎖定工作表2上的單元格A1到A4
- 需要密碼才能修改工作簿
- 工作簿以只讀方式打開