使用Excel並不像看起來那麼困難
Excel是用於存儲，組織和操作數據的電子電子表格程序（又名軟件 ）。
數據存儲在單個單元格中，這些單元格通常以工作表中的一系列行和列組織。 這些列和行的集合被稱為表格。 表使用表格頂部行和下部的標題來標識存儲在表中的數據。
Excel還可以使用公式對數據執行計算。 為了便於在工作表中查找和讀取信息，Excel具有許多可應用於單個單元格，行和列或整個數據表格的格式化功能。
由於最近版本的Excel中的每個工作表包含每個工作表數十億個單元格，因此每個單元格都有一個稱為單元格引用的地址，以便可以在程序的公式，圖表和其他功能中引用它。
本教程介紹了創建和格式化基本電子表格所需的步驟，該電子表格包含上圖中的數據表，公式和格式。
本教程中包含的主題是：
- 將數據輸入到表格中
- 擴大個別工作表欄
- 將當前日期和命名範圍添加到工作表
- 添加推導公式
- 增加淨薪水公式
- 用填充手柄複製公式
- 將數字格式添加到數據
- 添加單元格格式
08年1月
啟動數據表
這些步驟是：
- 點擊你想要數據去的單元格 。
- 將數據輸入到單元格中。
- 按下鍵盤上的Enter鍵或用鼠標單擊另一個單元格。
如前所述，工作表中的每個單元格都由地址或單元格引用標識，該地址或單元格引用包含與單元位置相交的行字母和行號。
在寫入單元格引用時，列字母始終先寫入行號 - 例如A5，C3或D9。
輸入本教程的數據時，將數據輸入正確的工作表單元格非常重要。 在後續步驟中輸入的公式將使用現在輸入的數據的單元格引用。
輸入教程數據
- 要學習本教程，請使用上圖中所示數據的單元格引用將所有數據輸入到空白Excel工作表中。
08年2月
在Excel中拓寬列
默認情況下，單元格的寬度只允許在數據溢出到右側的下一個單元格之前顯示任何數據條目的八個字符。
如果右側的單元格或單元格為空白，則輸入的數據將顯示在工作表中，如工作表標題中的員工進入單元格A1的演繹計算所示 。
但是，如果右側的單元格包含數據，則第一個單元格的內容將被截斷為前八個字符。
在前一步輸入的數據單元格，如標籤扣除率：輸入單元格B3和Thompson A.輸入到單元格A8中會被截斷，因為右側的單元格包含數據。
為了糾正這個問題，使數據完全可見，包含這些數據的列需要加寬。
與所有Microsoft程序一樣，有多種擴展列的方法 。 以下步驟介紹如何使用鼠標擴展列。
拓寬單個工作表列
- 將鼠標指針放在列標題中列A和列B之間的行上。
- 指針將變為雙箭頭。
- 單擊並按住鼠標左鍵並向右拖動雙箭頭以展開A列，直到整個條目Thompson A.可見。
- 根據需要擴展其他列以顯示數據。
列寬和工作表標題
由於工作表標題與列A中的其他標籤相比如此之久，如果該列被加寬以在單元格A1中顯示整個標題，工作表不但看起來很奇怪，而且會使工作表變得很難，因為左側標籤與其他數據列之間的間隙。
由於第1行中沒有其他條目，因此將標題保留為正確的名稱並不正確 - 溢出到單元格右側。 或者，Excel具有稱為合併和中心的功能，該功能將在稍後的步驟中用於快速將標題居中在數據表上。
08年3月
添加日期和命名範圍
日期功能概述
將日期添加到電子表格是很正常的 - 通常可以指示工作表最後更新的時間。
Excel有許多日期函數 ，可以很容易地將日期輸入到工作表中。
函數只是Excel中的內置公式 ，可以輕鬆完成常用任務 - 例如將日期添加到工作表中。
TODAY功能很容易使用，因為它沒有參數 - 這是需要提供給該功能才能工作的數據。
TODAY函數也是Excel的易失性函數之一 ，這意味著每次重新計算時都會自行更新 - 這通常是工作表打開的時間。
使用TODAY功能添加日期
以下步驟將TODAY函數添加到工作表的單元格C2。
- 點擊單元格 C2使其成為活動單元格
- 點擊功能區的“ 公式”選項卡
- 點擊功能區上的日期和時間選項以打開日期功能列表
- 點擊Today函數調出函數的對話框
- 在對話框中單擊確定以輸入該函數並返回到工作表
- 當前日期應添加到單元格C2
看到######符號而不是日期
如果在單元格C2中出現一行哈希標記符號而不是在將TODAY函數添加到該單元格後的日期，那是因為該單元格不夠寬，無法顯示格式化的數據。
如前所述，如果單元格太寬，未格式化的數字或文本數據會溢出到空白單元格的右側。 然而，格式化為特定數字類型（例如貨幣，日期或時間）的數據如果比它們所在的單元格寬，則不會溢出到下一個單元格。 相反，他們顯示######錯誤。
要解決該問題，請使用本教程前面步驟中介紹的方法擴大C列。
添加一個命名範圍
當為一個或多個單元格命名以便更容易識別範圍時，會創建一個命名範圍 。 在函數，公式和圖表中使用命名範圍可以用作單元格引用的替代。
創建命名範圍的最簡單方法是使用行號上方工作表左上角的名稱框 。
在本教程中，名稱費率將提供給單元格C6以識別應用於員工薪水的扣減率。 指定的範圍將用於將被添加到工作表單元格C6到C9的推導公式中。
- 在工作表中選擇單元格C6
- 在名稱框中輸入“rate”（不含引號）並按下鍵盤上的Enter鍵
- C6單元現在名稱為“rate”
此名稱將用於簡化本教程下一步中的扣除公式 。
08年04月04日
輸入員工扣減公式
Excel公式概述
Excel公式允許您對輸入工作表的編號數據執行計算。
Excel 公式可用於基本的數字運算（如加法或減法）以及更複雜的計算，例如查找學生的平均測試結果以及計算抵押支付。
- Excel中的公式始終以等號（ = ）開頭
- 等號總是輸入到希望答案出現的單元格中
- 通過按下鍵盤上的Enter鍵完成公式
在公式中使用單元格引用
在Excel中創建公式的常用方法包括將公式數據輸入到工作表單元格中，然後使用公式中數據的單元格引用代替數據本身。
這種方法的主要優點是，如果稍後有必要更改數據 ，則很容易替換單元格中的數據而不是重寫公式。
一旦數據改變，公式的結果將自動更新。
在公式中使用命名範圍
單元格引用的替代方法是使用已命名的範圍 - 例如上一步中創建的命名範圍率 。
在公式中，命名範圍函數與單元格引用相同，但通常用於在不同公式中多次使用的值 - 例如養老金或健康福利扣除率，稅率或科學常量 - 而單元格引用在僅涉及特定數據一次的公式中更實用。
在下面的步驟中，創建公式時使用單元格引用和命名範圍。
輸入員工扣減公式
在單元格C6中創建的第一個公式將員工B史密斯的總工資乘以單元格C3中的扣除率。
單元格C6中的完成公式將為：
= B6 *率使用指示輸入公式
儘管可以在C6單元格中鍵入上述公式，並且出現正確的答案，但最好使用指向將公式的單元格引用添加到單元格中，以最大限度地減少鍵入錯誤的單元格引用時產生的錯誤的可能性。
指向包括使用鼠標指針單擊包含數據的單元格，以將單元格引用或命名範圍添加到公式中。
- 點擊單元格 C6使其成為活動單元格
- 在單元格C6中鍵入等號（ = ）以開始公式
- 用鼠標指針單擊單元格B6，在等號後面添加該單元格對公式的引用
- 在單元格引用後鍵入單元格C6中的乘號（ * ）
- 用鼠標指針單擊單元格C3以將指定的範圍速率添加到公式中
- 按下鍵盤上的Enter鍵完成公式
- 單元格C6中應出現答案2747.34
- 即使公式的答案顯示在單元格C6中，單擊該單元格將在工作表上方的公式欄中顯示公式= B6 *率
08年05月05日
輸入淨工資公式
輸入淨工資公式
該公式在單元格D6中創建，並通過從總工資中扣除第一個公式中計算的扣除金額來計算員工的淨工資。
單元格D6中的完成公式將為：
= B6-C6- 點擊單元格D6使其成為活動單元格
- 在單元格D6中輸入等號（ = ）
- 用鼠標指針單擊單元格B6，在等號後面添加該單元格對公式的引用
- 在單元格引用之後，在單元格D6中鍵入減號（ - ）
- 用鼠標指針單擊單元格C6，然後單擊該公式的單元格引用
- 按下鍵盤上的Enter鍵完成公式
- 單元格D6中應該存在答案4341.66
- 要查看單元格D6中的公式，請單擊該單元格以在公式欄中顯示公式= B6 - C6
相對單元格引用和復制公式
到目前為止， 扣除額和淨工資公式已被分別添加到工作表中的每個單元格中，分別為C6和D6。
因此，該工作表目前僅對一名員工完成 - B. Smith。
對於其他員工來說，重新創建每個公式不需要費時費力，Excel允許在某些情況下將公式複製到其他單元格。
這些情況通常涉及在公式中使用特定類型的單元格引用（稱為相對單元格引用） 。
在前面的步驟中輸入到公式中的單元格引用是相對單元格引用，它們是Excel中單元格引用的默認類型，目的是使公式盡可能簡單。
本教程中的下一步使用填充處理將兩個公式複製到下面的行中，以完成所有員工的數據表。
08年06月
用填充手柄複製公式
填充句柄概述
填充手柄有許多用途，包括將單元格的內容複製到相鄰的單元格 。 用一系列數字或文本標籤填充單元格，然後復制公式。
在本教程的這一步中，將使用填充句柄將單元格C6和D6中的扣減和淨工資公式複製到單元格C9和D9。
用填充手柄複製公式
- 在工作表中加亮顯示單元格B6和C6
- 將鼠標指針放在單元格D6右下角的黑色方塊上 - 指針將變為加號“+”
- 單擊並按住鼠標左鍵並將填充手柄向下拖到單元格C9
- 釋放鼠標按鈕 - 單元格C7到C9應包含扣除公式的結果，單元格D7到D9是淨薪水公式
08年7月
在Excel中應用數字格式
Excel數字格式概述
數字格式化是指添加貨幣符號，小數標記，百分號和其他符號，這些符號有助於識別單元格中存在的數據類型並使其更易於閱讀。
添加百分比符號
- 選擇單元格C3以突出顯示它
- 單擊功能區的“ 主頁”選項卡
- 點擊常規選項打開數字格式下拉菜單
- 在菜單中，單擊“ 百分比”選項可將單元格C3中的值格式從0.06更改為6％
添加貨幣符號
- 選擇單元格D6至D9以突出顯示它們
- 在功能區的“ 主頁”選項卡上，單擊“ 常規”選項以打開“ 數字格式”下拉菜單
- 單擊菜單中的貨幣將單元格D6到D9中值的格式更改為帶有兩位小數的貨幣
08年08月
在Excel中應用單元格格式
單元格格式概述
單元格格式化是指格式化選項 - 例如將粗體格式應用於文本或數字，更改數據對齊方式，向單元格添加邊框或使用合併和中心功能更改單元格中數據的外觀。
在本教程中，上述單元格格式將應用於工作表中的特定單元格，以便它與本教程第1頁上提供的完成工作表相匹配。
添加粗體格式
- 選擇單元格A1以突出顯示它。
- 單擊功能區的“ 主頁”選項卡。
- 單擊上圖中標識的粗體格式化選項以粗體顯示單元格A1中的數據。
- 重複上面的步驟序列以粗體顯示單元格A5到D5中的數據。
更改數據對齊
此步驟會將幾個單元的默認左對齊更改為中心對齊
- 選擇單元格C3以突出顯示它。
- 單擊功能區的“ 主頁”選項卡。
- 單擊上圖中標識的中心對齊選項將數據居中在單元格C3中。
- 重複上述步驟的順序來中心對齊單元格A5到D5中的數據。
合併和中心單元格
“合併和中心”選項將多個選中的數據合併到一個單元格中，並將數據條目居中放置在新合併單元格的最左側單元格中。 此步驟將合併工作表標題的中心 - 員工的扣減計算 ，
- 選擇單元格A1到D1以突出顯示它們。
- 單擊功能區的“ 主頁”選項卡。
- 單擊上圖中標識的“ 合併與中心”選項，將單元格A1合併到D1，並將標題置於這些單元格中間。
將底部邊界添加到單元格
此步驟將在包含行1,5和9中的數據的單元格中添加底部邊框
- 選擇合併的單元格A1至D1以突出顯示它。
- 單擊功能區的“ 主頁”選項卡。
- 單擊上圖中標識的邊框選項旁邊的向下箭頭以打開邊框下拉菜單。
- 單擊菜單中的Bottom Border選項可將邊框添加到合併單元格的底部。
- 重複上述步驟的順序，將底部邊框添加到單元格A5到D5以及單元格A9到D9。