如何從Excel電子表格中執行Microsoft Word郵件合併

微軟的郵件合併功能允許你發送相同的文件,並對大量的收件人進行輕微的修改。 術語“合併”來源於一個文檔(例如一封信)與數據源文檔(例如電子表格 )合併。

Word的郵件合併功能可以與Excel中的數據無縫協作。 雖然Word也允許您創建自己的數據源,但使用此數據的選項是有限的。 此外,如果您已經在電子表格中存儲了數據,將所有信息重新輸入到Word的數據源中都沒有多大意義。

準備您的數據進行郵件合併

理論上,您可以在Word 郵件合併功能中使用任何Excel工作表,而無需進行任何特殊準備。 但是,建議您花一些時間來準備工作表以優化郵件合併過程

以下是一些可以幫助郵件合併過程更順利的指導原則。

組織您的電子表格數據

冒著明顯的風險,你的數據應該整齊排列成行和列。 將每一行看作單個記錄,將每一列看作要插入到文檔中的字段。 (如果您需要復習,請查看Excel數據輸入教程 。)

創建一個標題行

為您打算用於郵件合併的工作表創建一個標題行。 標題行是包含標識下面單元格中的數據的標籤的行。 有時候Excel可能會挑剔地區​​分數據和標籤,所以通過使用粗體文本,單元格邊框和單元格陰影區域來清除標題行是唯一的。 這將確保Excel區別於其他數據。

之後,當您將數據與主文檔合併在一起時,標籤將顯示為合併字段的名稱,因此不會對將要插入文檔的數據造成混淆。 此外,標記列是一種很好的做法,因為它有助於防止用戶錯誤。

將所有數據放在一張紙上

您打算用於郵件合併的數據必須在一張紙上。 如果它分佈在多張紙上,則需要合併紙張或執行多個郵件合併。 另外,請確保工作表的名稱是清晰的 ,因為您需要能夠選擇您打算使用的工作表而不必查看它。

在郵件合併中關聯數據源

郵件合併過程的下一步是將準備好的Excel電子表格與Word文檔相關聯。

  1. 在郵件合併工具欄上,單擊打開數據源按鈕。
  2. 在“選擇數據源”對話框中,瀏覽文件夾,直至找到Excel工作簿。 如果您無法找到您的Excel文件,請確保在標有“文件類型”的下拉菜單中選擇“所有數據源”。
  3. 雙擊您的源Excel文件,或選擇它並點擊打開
  4. 在“選擇表格”對話框中,選擇包含要與文檔合併的數據的Excel工作表。
  5. 確保選中“第一行數據包含列標題”旁邊的複選框。
  6. 點擊確定

現在數據源已經與主文檔關聯,您可以開始輸入文本和/或編輯您的Word文檔。 但是,您不能在Excel中更改數據源; 如果您需要對數據進行更改,則必須先關閉Word中的主文檔,然後才能在Excel中打開數據源。

通過執行以下步驟,可以輕鬆地將合併域插入到文檔中:

  1. 單擊郵件合併工具欄上的插入合併域按鈕。 插入合併域對話框將出現。
  2. 突出顯示要從列表中插入的字段的名稱,然後單擊插入
  3. 該框將保持打開狀態,允許您插入更多字段。 如果您連續插入多個字段,Word將不會自動在文檔中的字段之間添加空格; 您必須在關閉對話框後自己執行此操作。 在您的文檔中,您會看到由雙箭頭包圍的字段名稱。
  4. 完成後,單擊關閉

插入地址塊和問候語 - 小心使用

Microsoft最近添加了郵件合併功能,允許您插入地址塊和問候語。 通過單擊工具欄上的相應按鈕,Word將允許您一次插入多個字段,並按常見變體排列。

插入地址塊按鈕是左側的按鈕; 插入問候線位於右側。

此外,當您單擊任一按鈕時,Word將顯示一個對話框,該對話框提供了一些選項,您可以選擇要插入哪些字段,如何安排它們,要包含哪些標點符號等。 雖然這聽起來很簡單 - 而且如果您使用的是Word中創建的數據源 - 如果您使用Excel工作表,它可能會引起混淆。

請記住在本文的第1頁上關於在工作表中添加標題行的建議? 那麼,如果您將某個字段命名為除Word使用類似數據的字段名稱以外的其他字段,則Word可能會錯誤地匹配這些字段。

這意味著如果使用插入地址塊插入問候線按鈕,數據可能會以與您指定的順序不同的順序出現 - 僅僅是因為標籤不匹配。 幸運的是,微軟預測到了這一點,並建立了匹配字段功能,使您可以將字段名稱與Word在塊中使用的字段名稱進行匹配。

使用匹配字段正確映射字段標籤

要匹配字段,請按照下列步驟操作:

  1. 點擊工具欄上的Match Fields按鈕。
  2. 在“匹配字段”對話框中,您將看到左側的Word字段名稱列表。 在框的右側,您會看到一列下拉框。 每個下拉框中的名稱是Word正在使用Address字段或Greeting行塊中每個相應字段的字段。 要進行任何更改,只需從下拉框中選擇字段名稱即可。
  3. 完成更改後,請單擊確定

您還可以通過單擊插入地址塊或問候語線對話框底部的匹配字段按鈕來調出匹配字段對話框,這兩個對話框都會在您單擊相應的工具欄按鈕時出現。

查看郵件合併文檔

在我們繼續預覽和打印合併文檔之前,有關格式化的注意事項:將合併字段插入文檔時,Word不會從數據源中繼承數據的格式。

從源電子表格應用特殊格式

如果您想要應用特殊格式,例如斜體,粗體或下劃線,則必須在Word中執行此操作。 如果您正在查看包含字段的文檔,則必須在要應用格式設置的字段兩側選擇雙箭頭。 如果您正在查看文檔中的合併數據,只需突出顯示您想要更改的文本。

請記住,所有合併後的文檔都會有變化,而不僅僅是單個文檔。

預覽合併的文檔

要預覽合併的文檔,請單擊郵件合併工具欄上的查看合併數據按鈕。 此按鈕的作用類似於切換開關,因此如果您想要僅查看字段而不查看它們包含的數據,請再次單擊它。

您可以通過使用郵件合併工具欄上的導航按鈕瀏覽合併的文檔。 它們從左到右依次為: 第一條記錄前一條記錄前往記錄下一條記錄最後一條記錄

在合併文檔之前,您應該預覽所有文檔或盡可能多的文檔,以驗證所有內容是否合併正確。 特別注意諸如合併數據周圍的標點符號和間距等內容。

完成您的郵件合併文檔

準備合併文檔時,您有兩種選擇。

合併到打印機

首先是將它們合併到打印機。 如果您選擇此選項,則文檔將不經任何修改就發送到打印機。 您只需單擊“ 合併到打印機”工具欄按鈕即可合併到打印機

合併成新文件

如果您需要對部分或全部文檔進行個性化設置(儘管在數據源中為個性化筆記添加備註字段是明智的做法),或者在打印之前進行其他更改,您可以將它們合併到一個新文檔中; 如果您合併到一個新文檔,郵件合併主文檔和數據源將保持不變,但您將擁有包含合併文檔的第二個文件。

要做到這一點,只需點擊合併到新文檔工具欄按鈕。

無論選擇哪種方法,都會顯示一個對話框,您可以在其中指示Word合併所有記錄,當前記錄或一系列記錄。

單擊所需選項旁邊的選項按鈕,然後單擊確定

如果要合併範圍,則在單擊“ 確定”之前,需要在合併中包含想要包含的記錄的起始編號和最終編號。

如果您選擇打印文檔,則在出現對話框後,您將看到“打印”對話框。 您可以與其他任何文檔相同的方式進行交互。