郵件合併是一種工具，它可以簡化創建一組類似但包含唯一和可變數據元素的文檔。 這是通過將包含這些數據元素的數據庫鏈接到文檔來完成的，該文檔包含將填充該唯一數據的合併字段。
郵件合併通過自動化將標準化數據（如姓名和地址）輸入到文檔中的過程來節省時間和精力。 例如，您可以將表單信件鏈接到Outlook中的一組聯繫人; 這封信可能會為每個聯繫人的地址設置一個合併字段，並為該聯繫人的姓名添加一個，作為該字母的稱呼的一部分。
郵件合併的用途
對許多人來說，郵件合併讓人想起垃圾郵件。 儘管營銷人員不可否認地使用郵件合併來快速方便地生成大量郵件，但許多其他用途可能會讓您感到意外，並改變您創建一些文檔的方式。
您可以使用郵件合併來創建任何類型的打印文檔，以及電子分發的文檔和傳真。 您可以使用郵件合併創建的文檔類型幾乎是無限的。 這裡有些例子：
- 產品目錄
- 存貨
- 發票
- 標籤
- 信封
- 當然，還有信件
巧妙地使用時，郵件合併可以極大地提高您的工作效率。 它還可以提高您創建的文檔的有效性。 例如，通過使用收件人姓名或其他特定於每個收件人的元素自定義字母，您可以呈現一個拋光的個人圖像，為您想要的結果設定舞台。
郵件合併解析
郵件合併包含兩個主要部分：文檔和數據源 ，也稱為數據庫。Microsoft Word通過讓您使用其他Office應用程序（如Excel和Outlook）作為數據源來簡化您的工作。 如果您擁有完整的Office套件，則將其應用程序之一用作數據源很簡單，方便且強烈推薦。 例如，使用已經輸入到Outlook聯繫人中的聯繫人，將使您無法將該信息重新輸入到另一個數據源中。 使用現有的Excel電子表格為您提供的數據的靈活性比Word將創建的數據源更大。
但是，如果只有Word程序，則仍然可以使用郵件合併功能。 Word能夠創建一個完全可定制的數據源供您在郵件合併中使用。
設置郵件合併
郵件合併可能看起來很複雜，而且依賴大型數據庫的複雜且數據量大的文檔當然可以。 但是，Word通過提供嚮導來引導您完成將文檔鏈接到數據庫的過程 ，從而簡化了常見用途的郵件合併設置。 一般來說，您可以用不到10個相當簡單的步驟完成該過程，包括查找和更正錯誤。 這比手動準備文檔所需的時間更少，而且花費更少的時間和麻煩。