如何快速將名稱和地址添加到使用郵件合併的字母

08年1月

啟動您的郵件合併文檔

單擊郵件功能區上的開始郵件合併 ,然後選擇要創建的文檔類型。

例如,您可以選擇字母,信封或標籤。 或者,選擇逐步郵件合併嚮導以獲取更多幫助來創建文檔。

08年2月

為郵件合併字母選擇收件人

單擊郵件功能區上的選擇收件人可將收件人添加到郵件。

您可以選擇創建收件人的新數據庫。 您也可以選擇使用現有的列表或Outlook聯繫人。

08年3月

將收件人添加到郵件合併數據庫

在新地址列錶框中,開始輸入您的聯繫人。

您可以使用Tab鍵在字段之間移動。 每組字段都稱為條目。 要添加其他收件人,請單擊新建條目按鈕。 要刪除條目,請選擇它並單擊刪除條目。 單擊是以確認刪除。

08年04月04日

添加和刪除郵件合併字段

您可能希望刪除或添加字段類型到您的郵件合併文檔。

你可以輕鬆地做到這一點。 只需點擊自定義列按鈕。 自定義列對話框打開。 然後,單擊添加,刪除或重命名以更改字段類型。 您也可以使用“上移”和“下移”按鈕重新排列字段的順序。 完成後,單擊確定。

添加完所有收件人後,在新建地址列表對話框中單擊確定。 命名數據源並單擊保存。

08年05月05日

在文檔中插入合併字段

要將字段插入文檔,請在郵件功能區上單擊插入合併字段 。 選擇您想要插入的字段。 字段名稱出現在光標位於文檔中的位置。

您可以編輯和格式化該字段周圍的文本。 應用於該字段的格式將傳送到完成的文檔。 您可以繼續向文檔添加字段。

08年06月

預覽您的郵件合併信件

在打印信件之前,您應該預覽它們以檢查錯誤。 特別要注意字段周圍的間距和標點符號。 您還需要確保您在正確的位置插入了正確的字段。

要預覽這些字母,請單擊郵件功能區上的預覽結果 。 使用箭頭瀏覽字母。

08年7月

糾正郵件合併字段中的錯誤

您可能會注意到您的某個文檔的數據出錯。 您不能在合併文檔中更改此數據。 相反,您需要在數據源中修復它。

為此,請在郵件功能區上單擊編輯收件人列表 。 在打開的框中,您可以更改任何收件人的數據。 您也可以限制收件人。 只需取消選中收件人姓名旁邊的複選框即可從合併操作中省略它們。 完成後,單擊確定。

08年08月

完成郵件合併文檔

在審閱完文檔後,您可以通過完成合併來完成它們。 單擊郵件功能區上的完成並合併按鈕。

您可以選擇編輯單個文檔,打印文檔或通過電子郵件發送。 如果您選擇打印或通過電子郵件發送文件,系統會提示您輸入範圍。 您可以選擇打印全部,一個或一組連續的字母。 Word會引導你完成每個過程。