使用Excel數據庫跟踪聯繫人，收藏和其他數據
有時，我們需要跟踪信息，並且在Excel數據庫文件中提供一個好的地方。 無論是個人電話號碼列表，組織或團隊成員的聯繫人列表，還是硬幣，卡片或書籍的集合，Excel數據庫文件都可以輕鬆輸入，存儲和查找特定信息。
Microsoft Excel已經構建了它的工具來幫助您跟踪數據並在需要時查找特定信息。 另外，Excel電子表格可以容納大量的數據 ，並具有數百列和數千行 。
輸入數據
在Excel數據庫中存儲數據的基本格式是一張表格。
一旦創建了表格，Excel的數據工具可用於搜索，排序和過濾數據庫中的記錄以查找特定信息。
要按照本教程進行操作，請輸入上圖中顯示的數據。
快速輸入學生ID：
- 將前兩個ID - ST348-245和ST348-246分別鍵入單元格A5和A6中 。
- 突出顯示兩個ID以選擇它們。
- 點擊填充手柄並將其向下拖到單元格A13 。
- 學生證的其餘部分應正確輸入單元格A6至A13。
正確輸入數據
輸入數據時，確保輸入正確非常重要。 除了電子表格標題和列標題之間的第2行之外，輸入數據時不要留下任何其他空白行。 另外，請確保不要留下任何空白單元格。
由不正確的數據輸入引起的數據錯誤是與數據管理相關的許多問題的根源。 如果數據在開始時輸入正確，程序更可能將您想要的結果返還給您。
行是記錄
數據庫中的每一行數據都稱為記錄 。 在輸入記錄時請記住以下準則：
- 在創建的表中不留空行。 這包括在列標題和第一行數據之間不留空行。
- 記錄可以包含僅關於一個特定項目的數據。
- 記錄還必須包含數據庫中關於該項目的所有數據。 不能有關於多行中的項目的信息。
列是字段
雖然Excel數據庫中的行被稱為記錄，但這些列被稱為字段 。 每一列都需要一個標題來標識它所包含的數據。 這些標題稱為字段名稱。
- 字段名稱用於確保每個記錄的數據以相同的順序輸入。
- 確保列中的所有數據都使用相同的格式輸入。 如果您開始輸入數字（如10或20），請繼續保持。 不要修改部分路徑並開始輸入數字（如10或20）。 始終如一。
- 不要在表格中留下空白列。
創建表格
數據輸入後，可將其轉換為表格 。 要做到這一點：
- 在工作表中突出顯示單元格A3到E13 。
- 點擊主頁選項卡。
- 單擊功能區上的格式化表格選項打開下拉菜單。
- 選擇藍色的表格樣式中9選項以打開格式為表格對話框。
- 當對話框打開時，工作表上的單元格A3到E13應該被行進螞蟻包圍。
- 如果行軍螞蟻圍繞正確的單元格範圍，請單擊格式為表格對話框中的確定。
- 如果行進中的螞蟻沒有圍繞正確的單元格範圍，請在工作表中突出顯示正確的範圍，然後在“ 格式化為表格”對話框中單擊“ 確定 ”。
- 該表應該在每個字段名稱旁邊添加下拉箭頭，並且表格行應該以交替的淺藍色和深藍色進行格式化。
使用數據庫工具
創建數據庫後，可以使用位於每個字段名稱旁邊的下拉箭頭下的工具對數據進行排序或過濾。
排序數據
- 點擊姓氏字段名稱旁邊的下拉箭頭。
- 單擊排序A到Z選項按字母順序對數據庫進行排序。
- 一旦排序， 格雷厄姆J.應該是表中的第一個記錄和威爾遜。 R應該是最後一個。
過濾數據
- 點擊程序字段名稱旁邊的下拉箭頭。
- 單擊全選選項旁邊的複選框清除所有復選框。
- 點擊商業選項旁邊的複選框，為該框添加複選標記。
- 點擊確定 。
- 只有兩名學生--G湯普森和F.史密斯應該是可見的，因為他們是在商業計劃中入學的唯一兩名學生。
- 要顯示所有記錄，請單擊程序字段名稱旁邊的下拉箭頭。
- 點擊“程序”選項中的清除過濾器 。
擴展數據庫
將其他記錄添加到數據庫中：
- 將鼠標指針放在表格右下角的小圓點上。
- 鼠標指針將變成雙向箭頭。
- 發生這種情況時， 請單擊並按住鼠標右鍵並向下拖動指針以在數據庫底部添加一個空白行。
- 將以下數據添加到此新行中：
單元 - 數據
A14 - ST348-255
B14 - 克里斯托弗
C14 - A.
D14 - 22
E14 - 科學
完成數據庫格式
- 在工作表中突出顯示單元格A1到E1 。
- 點擊主頁選項卡。
- 點擊功能區的合併和中心選項以標題居中。
- 單擊功能區上的填充顏色 （看起來像一個油漆罐）以打開填充顏色下拉列表。
- 從列表中選擇藍色，重音1以將單元格A1-E1中的背景顏色更改為深藍色。
- 單擊格式工具欄上的字體顏色圖標（它是一個大字母“A”）以打開字體顏色下拉列表。
- 從列表中選擇白色將單元格A1-E1中文本的顏色更改為白色。
- 加亮工作表中的單元格A2 - E2 。
- 單擊功能區上的填充顏色可打開填充顏色下拉列表。
- 從列表中選擇藍色，重點1，更輕80 ，將單元格A2 - E2中背景的顏色更改為淺藍色。
- 在工作表中高亮顯示單元格A4 - E14 。
- 單擊功能區上的“ 中心”選項可以居中對齊單元格A14到E14中的文本。
- 此時，如果您已正確執行本教程的所有步驟，則電子表格應與本教程步驟1中描繪的電子表格類似。
數據庫功能
語法 ：Dfunction（Database_arr，Field_str | num，Criteria_arr）
D 函數是下列之一：
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
類型 ：數據庫
當Google表格用於維護數據庫等結構化數據時，數據庫功能特別方便。 每個數據庫函數Dfunction計算被視為數據庫表的單元範圍子集上的相應函數。 數據庫函數有三個參數：
- Database_arr是一個範圍，由數組表達式生成的嵌入數組或數組，其結構使得第1行之後的每一行都是數據庫記錄，並且每列都是數據庫字段。 第1行包含每個字段的標籤。
- Field_str | num指示哪個列（字段）包含要進行平均的值。 這可以表示為字段名稱（文本字符串）或列號，其中最左側的列將表示為1。
- Criteria_arr是一個範圍，由數組表達式生成的嵌入數組或數組，其結構使得第一行包含將應用條件（條件）的字段名稱，並且後續行包含條件測試（s） 。
標準中的第一行指定了字段名稱。 標準中的每一行代表一個過濾器，這是對相應字段的一組限制。 使用按實例查詢符號來描述限制，並且可以包括要匹配的值或比較運算符，後跟比較值。 限制的例子是：“巧克力”，“42”，“> = 42”，“<> 42”。 空單元意味著對相應字段沒有限制。
如果滿足所有過濾器限制（過濾器行中的限制），則過濾器會匹配數據庫行。 數據庫行（記錄）滿足條件當且僅當至少有一個過濾器匹配它。 在條件範圍中，字段名稱可能會出現多次，以允許同時應用多個限制（例如，溫度> = 65且溫度<= 82）。
DGET是唯一不會聚合值的數據庫函數。 僅當一個記錄與Criteria匹配時，DGET才會返回第二個參數中指定的字段的值（類似於VLOOKUP）; 否則，它返回一個錯誤，指示沒有匹配或多個匹配