01之01
防止無效的數據輸入
使用數據驗證來防止無效的數據輸入
Excel的數據驗證選項可用於控制輸入到工作表中特定單元格的數據的類型和值。
可以應用的各種控制級別包括:
- 當單擊包含數據驗證限制的單元格時顯示提示消息,但單元格本身沒有數據限制
- 限制可以輸入到單元格中的數據的類型和範圍
- 使用位於不同位置的公式來確定輸入單元格的數據是否有效
本教程介紹了限制可以在Excel工作表中輸入單元格的數據類型和範圍的第二種選擇。
使用錯誤警報消息
除了對可以輸入單元格的數據設置限制外,還可以顯示錯誤警告消息,說明輸入無效數據時的限制。
有三種類型的錯誤警報可以顯示,並且所選擇的類型會影響限制的執行方式:
- 停止 - 防止輸入無效數據
- 警告 - 警告已將無效數據輸入到單元格中,並有一個可以覆蓋限制的選項
- 信息 - 通知用戶已將無效數據輸入到單元中,但不阻止其輸入
錯誤警報例外
錯誤警報僅在數據輸入單元格時顯示。 他們不會出現,如果:
示例:防止無效的數據輸入
如上圖所示,這個例子將會:
- 設置數據驗證選項,只允許輸入數值小於5的整數進入單元格D1;
- 如果無效數據輸入到單元格中,則會顯示停止錯誤警報。
打開數據驗證對話框
Excel中的所有數據驗證選項均使用數據驗證對話框進行設置 。
- 點擊單元格D1 - 將應用數據驗證的位置
- 點擊數據標籤
- 從功能區中選擇數據驗證以打開下拉列表
- 點擊列表中的數據驗證打開數據驗證對話框
設置選項卡
這些步驟將可以輸入到單元格D1中的數據類型限制為小於5的整數。
- 點擊對話框中的設置選項卡
- 在Allow:選項下,從列表中選擇Whole Number
- 在Data:選項下,從列表中選擇少於
- 在最大值:行中鍵入數字5
錯誤警報選項卡
這些步驟指定要顯示的錯誤警報類型及其包含的消息。
- 單擊對話框中的錯誤警報選項卡
- 確保選中“輸入無效數據後顯示錯誤提示”框
- 在樣式下:從列表中選擇停止
- 在標題:行中輸入: 無效的數據值
- 在錯誤消息中:行類型: 此單元格中只允許值小於5的數字
- 單擊確定關閉對話框並返回到工作表
測試數據驗證設置
- 點擊單元格D1
- 在單元格D1中鍵入數字9
- 按下鍵盤上的Enter鍵
- 停止錯誤警報消息框應顯示在屏幕上,因為此數字大於對話框中設置的最大值
- 單擊錯誤警報消息框上的重試按鈕
- 在單元格D1中鍵入數字2
- 按下鍵盤上的Enter鍵
- 數據應該在單元格中被接受,因為它小於對話框中設置的最大值