輸入數據的分步說明
使用Excel內置的數據輸入表單是一種將數據輸入到Excel 數據庫的快捷方法。
使用表單可以讓您:
關於將數據輸入表單圖標添加到快速訪問工具欄
數據輸入表格是Excel內置的數據工具之一。 要使用它,您需要做的就是提供要在數據庫中使用的列標題,單擊表單圖標,然後Excel將完成剩下的工作。
然而,為了讓事情更具挑戰性,自從Excel 2007以來,微軟已經選擇不在功能區中包含“表單”圖標。
使用數據輸入表單的第一步是將表單圖標添加到快速訪問工具欄,以便我們可以使用它。
這是一次性操作。 添加完成後,快速訪問工具欄上的表格圖標仍然可用。
查找數據輸入表單按鈕
快速訪問工具欄用於存儲Excel中常用功能的快捷方式。 這也是您可以將快捷方式添加到功能區上不可用的Excel功能的位置。
這些功能之一是數據輸入表單。
數據表格是一種將數據添加到Excel數據庫表的快捷方法。
但是,出於某種原因,Microsoft選擇不將該表單添加到Excel 2007的功能區的其中一個選項卡中。
以下步驟將向您展示如何將表單圖標添加到快速訪問工具欄。
將數據表單添加到快速訪問工具欄
- 點擊快速訪問工具欄末尾的向下箭頭以打開下拉菜單。
- 從列表中選擇更多命令以打開“自定義快速訪問工具欄” 對話框 。
- 點擊從行中選擇命令末尾的向下箭頭以打開下拉菜單。
- 從列表中選擇所有命令 ,在左側窗格中查看Excel 2007中的所有可用命令。
- 滾動瀏覽這個按字母排序的列表來查找表格命令。
- 單擊命令窗格之間的添加按鈕以將窗體命令添加到快速訪問工具欄。
- 點擊確定 。
表單按鈕現在應該被添加到快速訪問工具欄。
添加數據庫字段名稱
如前所述,我們需要在Excel中使用數據輸入表單來提供要在我們的數據庫中使用的列標題或字段名稱。
將字段名稱添加到表單的最簡單方法是將它們鍵入工作表中的單元格中。 表單中最多可以包含32個字段名稱。
在單元格A1到E1中輸入以下標題:
學生卡
姓
初始
年齡
程序
打開數據輸入表格
打開數據輸入表格
- 點擊單元格A2使其成為活動單元格 。
- 點擊第2頁添加到快速訪問工具欄的表格圖標 。
- 單擊表單圖標將彈出Excel的消息框,其中包含許多與向表單添加標題有關的選項。
- 由於我們已經輸入了要用作標題的字段名稱,所以我們只需在消息框中單擊確定即可。
- 包含所有字段名稱的表單應顯示在屏幕上。
使用表單添加數據記錄
使用表單添加數據記錄
將數據標題添加到表單後,將記錄添加到數據庫中只需按正確的順序在表單字段中輸入數據即可。
示例記錄
將數據輸入到正確標題旁邊的表單字段中,將以下記錄添加到數據庫中。 輸入第一條記錄後點擊New按鈕,清除第二條記錄的字段。
學生ID:SA267-567
姓氏 :瓊斯
初始 :B.
年齡 :21歲
程序 :語言
學生ID:SA267-211
姓氏 :威廉姆斯
初始 :J.
年齡 :19歲
計劃 :科學
提示:輸入非常相似的數據(例如學生ID號碼(只有破折號後的數字不同))時,請使用複制和粘貼來加速和簡化數據輸入。
要將剩餘記錄添加到教程數據庫,請使用表單將上圖中找到的其餘數據輸入到單元格A4到E11中。
使用表格添加數據記錄(con't)
要將剩餘記錄添加到教程數據庫中,請使用表單將此圖像中找到的其餘數據輸入到單元格A4到E11中。
使用表單的數據工具
隨著文件大小的增加,數據庫的一個主要問題是維護數據的完整性。 這需要:
- 修復數據錯誤或更新個人記錄。
- 刪除過時或重複的記錄。
數據輸入表單在右側包含幾個工具,可以很容易地從數據庫中找到並更正或刪除記錄。
這些工具是:
- 查找上一個和查找下一個按鈕 - 這些允許您一次向前和向後滾動數據庫中的一條記錄。
- 刪除按鈕 - 這用於從數據庫中刪除記錄。
- 恢復按鈕 - 此按鈕可用於撤消對正在編輯的記錄的更改。 偶爾,我們會對記錄做出錯誤的更改,甚至完全編輯錯誤的記錄。 如果是這樣,還原按鈕可用於撤消這些更改。
- 注意:只有表單中存在記錄時,“恢復”按鈕才起作用。 只要您訪問另一條記錄或關閉表單,恢復按鈕將變為非活動狀態。
- “ 條件”按鈕允許您根據特定條件(如姓名,年齡或程序)在數據庫中搜索記錄。 本教程的下一步中包含使用Criteria按鈕的示例。
使用一個字段名稱搜索記錄
“條件”按鈕允許您使用一個或多個字段名稱(例如名稱,年齡或程序)在數據庫中搜索記錄。
使用一個字段名稱搜索記錄
- 點擊表格中的標準按鈕。
- 點擊Criteria按鈕將清除所有表單字段,但不會從數據庫中刪除任何數據。
- 點擊Program字段,然後輸入Arts,因為我們想要搜索在大學藝術計劃中註冊的所有學生。
- 點擊查找下一個按鈕。 H.湯普森的唱片應該以她參加藝術課程的形式出現。
- 點擊第二次和第三次查找下一個按鈕,J. Graham和W. Henderson的記錄應該一個接一個出現,因為他們也參加了Arts計劃。
本教程的下一個步驟包括搜索符合多個條件的記錄的示例。
使用多個字段名稱搜索記錄
在這個例子中,我們將搜索所有年滿18歲的學生並在學院註冊藝術課程。 只有那些符合兩個標準的記錄才能顯示在表格中。
- 單擊窗體中的標準按鈕。
- 單擊年齡字段並鍵入18。
- 點擊Program字段並輸入Arts。
- 點擊查找下一個按鈕。 H.湯普森的記錄應該以表格形式出現,因為她年僅18歲,並且參加了藝術課程。
- 第二次點擊查找下一個按鈕,J. Graham的記錄應該出現,因為他也是18歲,並且參加了藝術計劃。
- 第三次單擊“ 查找下一個”按鈕,J. Graham的記錄應該仍然可見,因為沒有其他記錄符合這兩個條件。
W.亨德森的紀錄不應該在這個例子中顯示,因為雖然他參加了藝術課程,但他不是18歲,因此他不符合兩項搜索標準。