在電子表格中過濾數據意味著設置條件,以便僅顯示某些數據。 這樣做是為了更容易關注大數據集或數據表中的特定信息。 過濾不會刪除或修改數據; 它只會更改活動Excel工作表中顯示的行或列。
過濾數據記錄
過濾器處理工作表中的記錄或數據行。設置的條件與記錄中的一個或多個字段進行比較。 如果條件滿足,則顯示記錄。 如果條件不滿足,則記錄將被過濾掉,從而不會與其餘數據記錄一起顯示。
數據過濾遵循兩種不同的方法,具體取決於要過濾的數據類型 - 數字或文本數據。
過濾數字數據
數值數據可以基於以下來過濾:
- 數據是否等於一定數量
- 數據是大於還是小於特定數字
- 數據總體上高於或低於數據的平均值
過濾文本數據
文本數據可以基於以下來過濾:
- 數據是否匹配某個詞
- 數據是否是包含一個或多個字母的單詞
- 數據是否是以字母表中的特定字母開頭或結尾的單詞
複製已過濾的記錄
除了臨時隱藏記錄之外,Excel還提供了將所需數據複製到工作表的單獨區域的選項。 當過濾列表的永久副本滿足某種業務需求時,通常會執行此過程。
過濾的最佳實踐
按照處理過濾數據的最佳實踐準則,保存一些麻煩:
- 除非有充分的理由,否則不要在活動過濾器的情況下共享電子表格。 其他用戶可能不會注意到該文件已被過濾。
- 儘管您可以同時過濾多個色譜柱,但這些過濾器是添加劑,不是唯一的。 換句話說,篩選聯繫人列表以向加利福尼亞州的每個人顯示並且年齡大於60歲的人將會為您提供加利福尼亞州60歲以上的所有人。 這樣的過濾器不會讓你看到60歲的人或加利福尼亞人。
- 複雜的文本過濾器以及底層數據將允許使用。 “雜亂”的數據將導致過濾結果,可能是誤導或不正確的。 例如,對居住在伊利諾伊州的人進行過濾不會吸引居住在“伊利諾伊州”或居住在“伊利諾斯”或“艾勒諾伊斯”的人。
- 排序過濾的數據時請小心。 對部分過濾的數據進行排序將導致數據文件的重構 - 通常情況下最好避免這種情況。 如果您必須對已過濾的數據集進行排序,請將過濾的數據複製到新的工作表中,然後對其進行分類。