當您意識到您經常發送非常類似的電子郵件時 ，請不要單擊立即發送 。 首先在Outlook中將郵件保存為郵件模板，下一周的作文將從那個文具開始更加快速（不要與郵件信箱混淆，當然......）。
在Outlook中創建電子郵件模板（用於新郵件）
將郵件另存為Outlook中未來電子郵件的模板：
- 在Outlook中創建新的電子郵件。
- 轉到郵件 （例如，按Ctrl-1 ）。
- 點擊主頁功能區的新建部分中的新建電子郵件或按下Ctrl-N 。
- 如果您想為您的消息模板使用一個主題 ，請輸入主題 。
- 當然，您可以在Outlook中保存沒有默認主題的電子郵件模板。
- 現在輸入電子郵件模板的文本正文。
- 如果您已設置Outlook在撰寫時自動添加簽名，請刪除任何簽名。
- 點擊郵件工具欄中的文件 。
- 在出現的表單上選擇另存為 。
- 在Outlook 2007及更早版本中，選擇文件| 從菜單另存為 。
- 在Outlook 2010中，單擊Office按鈕並選擇另存為 。
- 在另存為對話框中，選擇另存為類型下的Outlook模板 。
- Outlook將自動選擇“模板”文件夾進行保存。
- 在文件名稱下鍵入所需的模板名稱（如果不同於電子郵件主題） ：。
- 點擊保存 。
- 關閉電子郵件撰寫窗口。
- 如果提示：
- 點擊我們為您保存了此消息的草稿。 想保留它？ 。
當然，您也可以發送消息 - 第一次使用模板 - 而不是丟棄它。
在Outlook中使用模板撰寫電子郵件
要在Outlook中使用消息模板編寫新消息（請參閱下面的答复）：
- 轉到Outlook中的郵件 。
- 例如，您可以按Ctrl-1 。
- 確保選擇並擴展了主頁 （或主頁 ）功能區。
- 點擊新建部分中的新建 項目 。
- 選擇更多項目| 從出現的菜單中選擇Form ...。
- 在Outlook 2007中，選擇工具| 表單| 從Outlook收件箱中的菜單中選擇Form ...。
- 確保在查找範圍內選擇了文件系統中的用戶模板 ： 。
- 雙擊所需的電子郵件消息模板。
- 地址，改編並最終發送電子郵件。
在Outlook中為快速回复創建一個簡單的電子郵件模板
在Outlook中為閃電般快速的回復設置模板：
- 轉到Outlook中的郵件 。
- 確保主頁功能區處於活動狀態並展開。
- 在快速步驟部分選擇新建 。
- 您也可以點擊部分右下角的管理快速步驟按鈕，點擊新建並選擇自定義 。
- 在Name（名稱）下鍵入您的回复模板的簡短名稱。
- 例如，要使用產品說明和價目表回复模板，可以使用“回复（價格）”之類的內容。
- 點擊操作下的選擇 操作 。
- 從出現的菜單中選擇回复 （在回復下）。
- 使用新消息 （而不是回复 ），您可以為新消息設置一個簡單模板，包括默認收件人。
- 點擊顯示選項 。
- 在Text：下輸入您的回复消息。
- 包括簽名
- 可能的話，選擇“ 重要性：正常”可讓您的回復以正常重要性出現，無論原始消息的級別如何。
- 或者，選中延遲1分鐘後自動發送。 。
- 這意味著在Outlook提供之前，您不會默認編輯，甚至默認看到答复。
- 1分鐘後，該消息將位於發件箱文件夾中，但是; 您可以從那裡刪除或打開它進行編輯以搶占快速回复。
- 或者，使用添加操作添加進一步的操作。
- 例如，添加一個操作將原始郵件移動到您的歸檔文件夾，或者將其分類為特定顏色，以幫助您找到收到樣板答案的郵件。
- 還可以選擇快捷鍵下的操作的鍵盤快捷鍵：更快的操作。
- 點擊完成 。
在Outlook中使用快速回复模板快速回復電子郵件
使用預定義的快速步驟模板發送回复：
- 確保在郵件列表中選擇要回复的郵件或打開郵件列表（在Outlook閱讀窗格或其自己的窗口中）。
- 確保首頁功能區（使用消息列表或閱讀窗格）或消息功能區（電子郵件在其自己的窗口中打開）被選中並展開。
- 點擊快速步驟部分中所需的回复步驟。
- 要查看所有步驟，請點擊更多 。
- 如果您為動作定義了鍵盤快捷鍵，當然也可以按下它。
- 如果您尚未設置快速步驟以自動傳送郵件，請根據需要調整電子郵件，然後單擊發送 。
（使用Outlook 2013和Outlook 2016測試）