當你在尋找文件時，一個小組織會走很長的路
如果您花更多時間尋找您的Microsoft Word文件，而不是處理它們，那麼現在是時候利用Word和您計算機提供的一些組織功能。
用縮略圖保存所有Word文件
使用預覽圖像或縮略圖保存每個Word文件，使其更容易識別，而無需打開它們。 您可以通過以下幾個步驟將所有Word文檔保存為預覽或縮略圖：
- 打開Microsoft Word。
- 點擊菜單欄中的文件 。
- 在下拉菜單的底部選擇屬性 。
- 單擊摘要選項卡。
- 將保存預覽圖片與此文檔旁邊的複選標記或保存所有Word文檔的縮略圖 （取決於您的Word的版本）旁邊。
- 點擊確定 。
更新Word文檔屬性
如果您使用大量具有相似名稱和位置的Word文檔，則一定要利用Word的文檔屬性功能 。 返回文件 > 屬性 > 摘要，並包含評論，關鍵字，類別，標題或主題信息 - 任何有助於區分文件的內容。 當需要進行搜索時，Word可以準確找到您需要的內容。
在您的計算機上製作文件夾並使用它們
為所有的Word文檔設置一個文件夾，將其命名為“MyWordDocs”。 用名稱對您有意義的文件夾填充並使用它們。 例如，如果您負責製作每週會議記錄，請為這些記錄製作一個文件夾，並在其中包含其他文件夾數月或數年。
如果您的計算機上散佈了多年的Word文檔，並且沒有時間打開它們並決定它們是否為保持者，則只需為每個年份的這些舊文檔創建一個文件夾，然後將所有2010年文檔放入一個文件夾，2011年在另一個文件夾等等，直到你有時間重新訪問它們。
使用一致的文件命名系統
建立一個命名系統可能是您在找到所需文件時可以做的最重要的事情。 沒有一種方法可以為您的文件命名，但選擇一個命名系統並始終如一地使用它是值得的。 建議是：
- 包括文檔的類型，因此您可以一目了然地查看包含“合同”，“租賃”或“簡報”的任何文件名稱不是您要查找的信件。
- 用客戶名稱開始名稱（如果文檔是字母，則使用收件人的姓氏）。
- 在文件名中包含日期。
慢慢來
如果您的計算機已經充滿文件，請不要試圖一次解決您的組織問題。 把工作分解成可管理的部分，每天花15分鐘處理它。 當您在計算機上收集流浪的Word文件時，請將它們放在您製作的文件夾之一中，製作一個新文件夾，或者如果您不再需要它們，請將其刪除。 如果您無法下定決心，請將它們放在名為HoldUntilDate的文件夾中，並在將來選擇一個足夠遠的日期，以便如果您之前尚未打開文件夾，則可以輕鬆刪除它。 無論你製作什麼類型的文件夾，都將它們放在一個大的Word文件夾中，這樣你就能知道去哪裡看。