如果你像大多數用戶一樣，你可能不會花太多時間考慮在保存文件時命名文件的內容。 不幸的是，這可能會讓你很難找到你想要的文件而無需搜索 - 你甚至可能需要打開幾個不同的文件才能找到你想要的文件。
為您的文檔開發一個命名系統並養成使用它的習慣，當您需要找到所需的文檔時，您將節省時間和挫敗感。 命名系統可以幫助您加快搜索速度，而不是搜索文件名不精確的無數文檔。
正確的命名系統
命名文件沒有單一的正確方法，命名系統因用戶而異。 重要的是找到對你有意義的方法，然後一致地應用它。 這裡有一些提示讓你開始：
- 在您的文件名中包含文檔的創建日期：這可能是包含在文件名中的最有幫助的元素之一，特別是當您處理通信時。 即使您不確切記得您撰寫文檔的時間，您也可能會將搜索範圍縮小到特定時間段。
- 在您的文件名中包含收件人的姓名：在使用字母時，這是一個特別有價值的做法，但對於其他類型的文檔（如合同，備忘錄和筆記）來說，這可能是一個方便的元素。
- 指出文件是什麼類型的文件：同樣，這對於某些用戶來說似乎是給定的，這是因為它是文件名的一個重要部分。 如果您正在查找您所寫的信件，則可以刪除名稱中包含“合同”或“註釋”的文件。
- 請注意您如何訂購文件名的元素：雖然這可能無助於區分文件，但它可以幫助您在搜索時對其進行排序。 使用Word中打開對話框或Windows資源管理器中的排序控件，可以按字母順序（或數字）對文件進行排序，以便按文件名中的第一個字符排序。
這並不是關於命名文件的詳盡列表，但它是一個很好的開始。 一旦你開始以一致的方式命名你的文件，你將開發一個最適合你的系統，並且可能會想出一些你自己的技巧。