特徵和基本原理介紹
您是否被組織中需要追踪的大量數據所困擾？ 也許您正在使用紙質文件歸檔系統，文本文檔或電子表格來跟踪您的重要信息。 如果您正在尋找更靈活的數據管理系統，那麼數據庫可能就是您正在尋找的解決方案，而Microsoft Access 2013提供了一個很好的選擇。
什麼是數據庫？
在最基本的層面上，數據庫只是一個有組織的數據集合。 數據庫管理系統 （DBMS）如Microsoft Access，Oracle或SQL Server為您提供了以靈活方式組織數據所需的軟件工具。 它包括從數據庫添加，修改或刪除數據的設施，詢問關於存儲在數據庫中的數據的問題（或查詢）並產生匯總所選內容的報告。
Microsoft Access 2013
Microsoft Access 2013為用戶提供了當今市場上最簡單和最靈活的DBMS解決方案之一。 微軟產品的普通用戶將享受熟悉的Windows外觀和感覺以及與其他Microsoft Office家族產品的緊密集成。 有關Access 2010界面的更多信息，請閱讀我們的Access 2013用戶界面遊覽 。
我們先來看看大多數數據庫用戶會遇到的Access的三個主要組件 - 表，查詢和表單。 如果您還沒有Access數據庫，則可能需要閱讀從頭開始創建Access 2013數據庫或從模板創建Access 2013數據庫。
Microsoft Access表
表格包含任何數據庫的基本構建塊。 如果您熟悉電子表格，您會發現數據庫表格非常相似。
公用數據庫表可能包含員工信息，包括姓名，出生日期和職位等特徵。 它可能具有以下結構：
- 員工ID
- 姓
- 名字
- 標題
- 招呼
- 生日
檢查表格的結構，你會發現表格的每一列對應於一個特定的僱員特徵（或數據庫術語中的屬性）。 每行對應於一個特定的員工並包含他或她的信息。 這裡的所有都是它的！ 如果有幫助，可以將這些表格中的每一個視為電子表格樣式的信息列表。 有關更多信息，請閱讀將表添加到Access 2013數據庫
從Access數據庫中檢索信息
顯然，只存儲信息的數據庫將毫無用處 - 我們還需要獲取信息的方法。 如果您只是想要調用存儲在表中的信息，Microsoft Access允許您打開該表並滾動其中包含的記錄。 但是，數據庫的真正威力在於其能夠回答更複雜的請求或查詢。 訪問查詢提供了組合來自多個表的數據並將特定條件放置在檢索到的數據上的功能。
想像一下，您的組織需要一種簡單的方法來創建當前銷售價格高於平均價格的產品清單。 如果您只是簡單檢索產品信息表，則完成此任務將需要大量數據分類和手工計算。 但是，查詢的強大功能使您可以簡單地請求Access僅返回符合上述平均定價條件的記錄。 此外，您可以指示數據庫僅列出項目的名稱和單價。
有關Access中數據庫查詢功能的更多信息，請參閱在Microsoft Access 2013中創建簡單查詢。
將信息插入Access數據庫
到目前為止，您已經學習了在數據庫中組織信息並從數據庫檢索信息的概念。 我們仍然需要首先將信息放入表格的機制！ Microsoft Access提供了兩個主要機制來實現此目標。 第一種方法是通過雙擊表格並在其底部添加信息來簡單地調出表格，就像在電子表格中添加信息一樣。
Access還提供了一個用戶友好的表單界面，允許用戶以圖形形式輸入信息，並將該信息透明地傳遞到數據庫。 這種方法對於數據輸入操作員來說不那麼令人生畏，但需要數據庫管理員的更多工作。 有關更多信息，請閱讀在Access 2013中創建表單
Microsoft Access報告
報告提供了快速生成一個或多個表格和/或查詢中包含的數據的有吸引力格式的摘要的能力。 通過使用快捷方式技巧和模板，數據庫用戶可以在數分鐘內創建報告。
假設你想製作一個目錄來與當前和潛在客戶分享產品信息。 在之前的章節中，我們了解到，通過審慎地使用查詢，可以從我們的數據庫中檢索這類信息。 但是請記住，這些信息是以表格的形式呈現的 - 並不完全是最具吸引力的營銷材料！ 報告允許包含圖形，有吸引力的格式和分頁。 有關更多信息，請參閱在Access 2013中創建報告。