打破電子表格和數據庫之間的區別
公司對使用Microsoft Access猶豫不決的原因之一是缺乏對電子表格和數據庫之間差異的理解。 這使得許多人相信，在電子表格中跟踪客戶信息，採購訂單和項目詳情已經足夠滿足他們的需求。 最終的結果是，維護配置控制很困難，文件丟失，並且員工意外覆蓋相關信息。 通過對數據庫的強大功能和多種用途的了解，小企業可以更輕鬆地查看電子表格何時足以滿足某項工作以及何時需要創建數據庫。
對數據庫是什麼有一個基本的了解是很重要的。 大多數人以前曾訪問過數據庫，就像公共圖書館中的數據庫一樣，但僅僅使用它們並不能說明電子表格和數據庫的不同之處。 花幾分鐘時間學習數據庫將有助於使比較更清晰。
數據組織
也許電子表格和數據庫之間最明顯的區別在於數據的組織方式。 如果數據相對平坦，那麼電子表格是完美的。 確定平坦表是否最好的方法是詢問是否所有數據點都可以輕鬆地繪製在圖表或表格上？ 例如，如果一家公司想要在一年中追踪每月收入，電子表格是完美的。 電子表格旨在處理大量相同類型的數據，繪製幾個關鍵點的進展情況。
相比之下，數據庫具有關係數據結構。 如果用戶要提取數據，則需要考慮許多要點。 例如，如果一家公司想要跟踪其每月收入並在過去五年將其與競爭對手進行比較，則這些數據點之間存在關聯 ，但不是唯一的關注點。 如果不是不可能的話，製作單個表格來報告結果將會很困難。 數據庫旨在使用戶可以輕鬆生成報告並運行查詢。
數據的複雜性
比較是否應該在電子表格或數據庫中維護數據的最簡單方法是查看數據的複雜程度。 這有助於闡明如果用戶仍然不確定如何組織數據。
電子表格數據很簡單。 它可以輕鬆添加到單個表格或圖表中，並添加到演示文稿中，而無需排除信息。 由於它只遵循幾個關鍵的數值，因此很容易維護。 如果只需要幾行和幾列，則數據最好存儲在電子表格中。
數據庫包含許多不同類型的數據，這些數據都與數據庫中的其他數據有一些關係。 例如，公司在其客戶上保存大量數據，從姓名和地址到訂單和銷售。 如果用戶試圖將數千行記錄到電子表格中，則應該將其移入數據庫中的機率很高。
數據重複
僅僅因為數據需要更新並不一定意味著需要數據庫。 會不會有相同的數據不斷重複？ 是否對以下事件或行為感興趣？
如果數據點改變但數據類型相同並跟踪單個事件，則該信息可能是平坦的。 一個例子是一年中的銷售額。 時間段會改變，數字會波動，並且不會有重複的數據。
如果某些部分的數據將保持不變，比如客戶信息，而其他一些變化，比如訂單數量和付款時間，賠率就是正在追踪的行動。 這是應該使用數據庫的時候。 動作對它們有許多不同的組件，並且試圖跟踪它們都需要一個數據庫。
數據的主要目的
電子表格適合一次性活動，不需要跟踪許多不同的方面。 對於在歸檔之前需要一個或兩個圖表或表格才能進行演示的項目，電子表格是最佳途徑。 如果團隊或公司需要能夠計算結果並確定百分比，那就是電子表格最有用的地方。
數據庫適用於可能一次又一次使用數據的較長項目。 如果需要註釋和註釋，則應將數據移入數據庫。 電子表格不是為了追踪細節而設計的，只是一些關鍵的數字點。
用戶數量
用戶數量可能最終成為決定是否使用電子表格或數據庫的因素。 如果項目要求大量用戶能夠更新數據並進行更改，則不應在電子表格中執行此操作。 使用電子表格維護適當的配置控制要困難得多。 如果只有少數用戶更新數據，通常在3到6之間，電子表格應該足夠了（儘管在繼續使用它之前一定要確定規則）。
如果項目或整個部門的所有參與者都需要進行更改，則數據庫是更好的選擇。 即使公司規模較小，現在部門中只有一兩個人，也要考慮五年內有多少人會進入該部門，並詢問他們是否都需要進行變更。 需要訪問的用戶越多，數據庫越有可能是更好的選擇。
您還必須考慮數據安全。 如果需要保護許多敏感信息，數據庫將提供更好的安全性。 在做出此舉之前，請務必閱讀有關創建數據庫之前應考慮的安全問題。
如果您準備好了嘗試，請閱讀我們的文章“將電子表格轉換為數據庫”以開始您的旅程。