自動文本輸入是可插入不同Word文檔的文本片段,但您是否知道使用鍵盤快捷鍵可以更快地插入自動文本輸入?
使用鍵盤快捷方式,將自動文本條目插入Word文檔只需簡單地按一下按鈕,而不用鍵入條目的名稱。 這最終可能會節省很多時間,尤其是在使用大量自動文本條目的情況下。
創建自動文本輸入
你需要做的第一件事是創建一個自動文本輸入。 還有很多默認的自動文本條目是預安裝的,並且已經使用MS Word進行配置。 您的默認自動文字條目也可以應用快捷方式。 如果您不知道如何插入自動文字輸入 ,請參閱以下步驟。
Word 2003
- 點擊頂部菜單中的插入。
- 將鼠標指針放在自動圖文集上 。 在二級菜單中,單擊自動圖文集。 這將打開自動更正對話框,在自動圖文集選項卡上。
- 在標有“在此處輸入自動圖文集詞條”的字段中輸入要用作自動圖文集的文本。單擊添加 。
- 點擊確定 。
Word 2007
- 選擇要添加到自動圖文集庫的文本。
- 點擊您添加到快速訪問工具欄的自動圖文集按鈕(參見上面的說明)。
- 單擊自動圖文集菜單底部的將選擇保存到自動圖文集。
- 完成“創建新建築砌塊”對話框中的字段*。
- 點擊確定 。
Word 2010和更高版本
自動圖文集詞條在Word 2010和更高版本中稱為構建基塊。 請按照下列步驟創建一個自動圖文集詞條:
- 選擇要添加到自動圖文集庫的文本。
- 點擊插入標籤。
- 在文本組中,單擊快速部件按鈕。
- 將鼠標指針放在自動圖文集上。 在打開的二級菜單中,單擊菜單底部的將選擇保存到自動圖文集 。
- 完成“創建新建築塊”對話框中的字段(請參見下文)。
- 點擊確定 。
*“新建積木塊”對話框中的字段為:
- 名稱字段將是您選擇的文本。
- 圖庫應設置為自動圖文集。
- 儘管您可以創建自己的類別 ,但默認情況下類別是常規。
- 說明是您可以添加文本以識別條目的位置。
- 將其保存在要保存條目的模板中。默認為“正常”。
- 選項允許您選擇在自己的段落中或在分頁符之間正常插入自動圖文集,並為其提供自己的頁面。
將自定義快捷方式應用於自動文本輸入
在我們的教程中,我們將為我們自己創建的“地址”自動文本條目添加快捷方式。 我們將開始打開一個全新的Word文檔(您也可以打開一個已有的文檔)。
然後,我們將轉到“文件”,然後點擊“選項”,然後點擊“Word選項”。將出現一個彈出框。 點擊“自定義功能區”選項,然後選擇鍵盤快捷鍵旁邊的“自定義”按鈕。
自定義鍵盤菜單將會出現。 在分類菜單中,向下滾動到構建模塊並選擇它。 在右邊,您會看到所有可用的Building Blocks選項。 滾動瀏覽並選擇您要應用快捷方式的自動文本條目(在我們的例子中,這將是“地址”。)
點擊“地址”並轉到自動文本輸入列表下方的新建快捷鍵框。 這是我們將鍵入我們要應用到“地址”的鍵盤快捷鍵的位置。如果鍵盤快捷鍵已被另一個自動文本條目使用,它將顯示在左側“Current Keys”框下方的“當前分配到“。(如果您願意,您現在可以重新指定鍵盤快捷方式。)
我們使用鍵盤快捷鍵 “Alt + Ctrl + A”作為我們的“地址”自動文本輸入。 接下來,我們需要做的是點擊分配和關閉。 這使我們回到Word選項菜單框,我們現在可以關閉。
而已! 現在,當我們點擊“Alt + Ctrl + A”時,“地址”自動文本輸入將出現在我們的Word文檔中。
分配一個快捷方式
如果您決定為自動文本輸入分配一個新的鍵盤快捷鍵,您只需單擊當前分配的選項並在彈出的窗口中按下所需的鍵即可分配快捷鍵。