在組織家庭辦公室（或者就此而言，家庭辦公）組織您的家庭辦公室時，為什麼將紙質文檔數字化可以是一個巨大的幫助，這裡有很多很好的理由。 首先，你可以擺脫很多額外的紙張，這些紙張被塞進抽屜和文件中，或占用寶貴的桌面空間。
數字文件（甚至PDF）可以通過使用光學字符識別（OCR）軟件（通常隨打印機附帶）轉換為可搜索的文件（惠普有非常酷的視頻，可以解釋OCR如何工作以及如何幫助簡化任務簡化你的生活）。
這意味著，您的信息不僅不佔用任何空間，而且比在紙上更容易找到。 您可以將您的數字文件保存在CD或DVD上，閃存驅動器，在線存儲設備或上述全部內容中。 所以你可以確定，當你需要什麼時，你可以把它放在手上。
當你開始數字化你的家庭文件時，現在是創建一組有組織的文件的最佳時機，這將使你的生活變得更簡單。 考慮你需要的文書工作類別，並為每個文件夾設置一個文件夾。 信用卡收據在一個文件夾中; 在另一個汽車保險文書工作; 電話賬單，雜貨收據，上門維修賬單等等都可以分別給予不同的文件夾。 在每個文件夾中，為每年（或每月）創建子文件夾。 從一個有組織的系統開始，然後簡單地將新的文書工作添加到正確的文件中，比每次掃描新收據時不斷嘗試重新排列系統更加容易。
確保您的掃描儀或打印機附帶OCR軟件（ABBYY FineReader軟件似乎與包含我測試的許多打印機和掃描儀的軟件包一起提供）。 如果你找不到，請不要驚慌。 只要您使用的是Windows，很有可能您的計算機上已經安裝了一些體面的OCR軟件。 您已經擁有的Cool OCR軟件將引導您完成查找和使用該軟件以及掃描儀的過程，以創建可編輯的文檔。
當然，這帶來了另一個重要的一點：如果你要完成這項工作，至少需要一個文件掃描儀。 它不需要昂貴，或花哨。 如果你沒有，現在是尋找一個好時機; 從照片掃描儀和文檔掃描儀的這些評論開始，尋求一些最佳購買。 如果你不想要一個單獨的掃描儀，一個便宜的一體式打印機將完美地完成這項工作。
所以這是困難的部分。 建立系統並不太複雜; 即使掃描你的文書也不會太難。 最難的是確保您每次獲得新收據或文書工作時都會自動完成。 否則，論文會重新堆積起來，你會覺得好像你一直在浪費你的時間。 所以堅持下去！