儘管數據丟失會影響使用計算機的每個人，但對於使用文字處理軟件的人來說，這尤其成問題。
沒有什麼比失去你花費很多時間創建的重要文件更令人沮喪的 - 尤其是如果你像大多數用戶直接在計算機上創建文檔並且沒有手寫副本的好處。
我們經常收到需要恢復丟失文件的用戶提出的問題，不幸的是，在那個時候幫助已經太遲了，因為損壞已經完成。 恢復丟失文件的唯一可靠方法是從備份中恢復它們，這就是為什麼讓系統防止數據丟失非常重要。
這裡是我們推薦的防止數據丟失的內容
1.切勿將文檔與操作系統保存在同一個驅動器上
雖然大多數文字處理器會將您的文件保存在我的文檔文件夾中，但這對他們來說是最糟糕的地方。 無論是病毒還是軟件故障，大部分計算機問題都會影響操作系統，並且通常唯一的解決方案是重新格式化驅動器並重新安裝操作系統。 在這種情況下，驅動器上的所有內容都將丟失。
在計算機中安裝第二個硬盤驅動器是解決此問題的成本相對較低的方法。 如果操作系統損壞，第二塊內置硬盤不會受到影響，如果您需要購買新硬盤，甚至可以將其安裝在另一台計算機上; 此外，你會驚訝於他們設置的容易程度。 如果您對安裝第二個內置驅動器持懷疑態度，一個很好的選擇是購買一個外置硬盤驅動器。 只需將其插入USB或火線端口，即可隨時將外置驅動器連接到任何計算機。
許多外置硬盤還具有一鍵式和/或計劃備份的額外優點 - 您只需指定文件夾，軟件就可以處理剩下的事情。 我使用邁拓的外置200GB硬盤，它不僅空間充足，而且易於使用（比較價格）。
如果另一個硬盤驅動器不適合您，請將您的文件保存為清晰標記的軟盤，但請注意：計算機製造商正在從包括帶有新計算機的軟盤驅動器轉移，因此您將來可能會在從軟盤中檢索數據時遇到問題。
2.定期備份您的文件，不管它們存儲在何處
只需將文件存儲在與操作系統不同的位置是不夠的; 你需要定期備份你的文件，讓我們面對現實，即使你的備份可能會失敗：CD損壞，硬盤損壞，軟盤擦除。
通過對文件進行第二次備份來增加文件檢索的可能性是很有意義的; 如果數據真的很重要，那麼您甚至可以考慮將備份存儲在防火保管庫中。
3.小心電子郵件附件
即使您確定它們不包含病毒，電子郵件附件也會導致您丟失數據。
考慮一下：如果您收到的驅動器名稱與您的文件名稱相同，並且您的電子郵件軟件設置為將附件保存在同一位置，則可能會覆蓋已存在的文件。 當您在文檔上進行協作並通過電子郵件發送時，通常會發生這種情況。
因此，請確保您將電子郵件程序設置為將附件保存在獨特的位置，或者，除此之外，請確保您在將電子郵件附件保存到硬盤驅動器之前三思。
4.謹防用戶錯誤
我們不喜歡承認，但我們經常設計自己的問題。 充分利用文字處理器中包含的安全措施，例如版本控制功能和跟踪的更改。 用戶丟失數據的常見方式是當他們編輯文檔並意外刪除部分時 - 在保存文檔之後，除非您啟用了用於存儲更改的功能，否則更改或刪除的部分會丟失。
如果您不想混淆高級功能，請在開始使用其他名稱保存文件之前使用F12鍵。
它不像其他一些方法那樣有組織，但它仍然是一個有用的技巧。
5.保留你的文件的印刷品
雖然它不會阻止您再次輸入和格式化文檔，但擁有硬拷貝至少可以確保您擁有文件的內容 - 而且比沒有任何內容更好！