介紹你自己，設置背景，並保持簡短
即時通訊可能是您的一種標准通訊方式，但有些人仍然覺得它很嚇人。 如果您習慣於發短信或即時通訊的朋友和同事，您可能不會意識到文本看起來如何從左邊的領域出現到新的聯繫人。 這種驚喜在商業環境中尤其令人擔憂。 當您在商業中使用文本時，請記住常識性的消息禮節，並遵循一些簡單的行為規則。
詢問發送文本消息的權限
你想要文本的人是否同意以這種方式聯繫？ 不要以為每個人都隨身攜帶移動電話接收短信，或者通過網絡， Facebook或其他即時消息程序在線訪問即時消息。 親自或在電話交談中詢問個人喜歡如何联系。 您可能會發現他們的發短信計劃有限，或者他們的工作站不鼓勵即時消息使用。
在發送初始消息時自我介紹
在您的信息中介紹自己並簡要說明。 儘管您的姓名，暱稱或電話號碼可能會顯示，但取決於您使用的消息傳遞方法 ，收件人看不到上下文中的文本。 用一個介紹和一個引用框架開始消息，比如：
- “我是XYZ諮詢公司的Joan Smith，你有沒有時間討論你上週在電話裡問過我的問題？”
- “這是來自會計部門的Brad Jones，我有一個關於你的報銷請求的問題，你有沒有時間回答，或者我以後打電話給你？
通過這樣做，您可以避免讓您的信息看起來像是一個隨機的，可能是誤導的問題，而這個問題可能來自收件人可能僅僅模糊或根本不記得的人。
雖然許多即時消息程序都有一個檔案，讓人們可以找出您是誰以及過去在說些什麼，但在隨後的對話中更簡單地介紹一下您自己，這通常是一個好主意，尤其是如果您已經改變了您的暱稱或電話號碼。
保留字符串摘要的第一條信息
從介紹和背景開始，直到該人回應。 否則，您可以撰寫並發送一條從未見過的詳細消息。 這是所有消息字符串的良好習慣。
如果你沒有得到回應，那麼要禮貌地跟進
發送文本消息或即時消息並沒有收到任何回應可能意味著幾件事情。 這個人可能會忽略你，但這個人更有可能沒有監視電話或計算機以查看你的信息。 經過適當的時間後，跟進一條附加信息，但也會嘗試通過電子郵件或電話與該人聯繫。 在適當的時候，您也可以在該人員的辦公桌旁停下來。
這些協議返回到人們喜歡聯繫的方式。 雖然消息傳遞可能是您想要溝通的唯一方式，但這不是每個人的首選。 如果你想建立富有成效的工作關係，理解並尊重人們有不同的喜好。