你應該知道的禮節
儘管每個人每個月都至少使用電子郵件進行一些商業交流，但我們中的一些人將使用電子郵件作為日常工具來完成我們的專業工作。 我們將使用電子郵件與客戶，隊友，上級以及可能的新員工或可能的新雇主進行溝通。 是的，這些人將通過我們製作清晰專業的書面信息的能力來評判我們。
電子郵件禮節或'網絡禮節'已經存在了27年的萬維網。 網絡禮節是一套廣泛接受的指導方針，可以讓你在電子郵件中表現出尊重和能力。 可悲的是，有些人從來沒有花時間學習電子郵件網絡禮儀的業務設置。 更糟糕的是，有些人將電子郵件網絡禮儀與鬆散且非正式的短信風格混淆在一起。
不要讓精心製作的電子郵件與客戶或上級或潛在的雇主一起扼殺您的信譽。 以下是電子郵件網絡禮節規則，可以為您提供良好的服務，並為您節省工作場所的尷尬。
01 10
在發送之前插入電子郵件地址作為您做的最後一件事。
這似乎與直覺相反，但這是非常好的形式。 在將電子郵件地址添加到電子郵件標題之前，您一直等到寫作和校對的最後階段。 這項技術將在您完成內容和校對之前盡快意外發送信息，從而為您節省尷尬。
這對於具有敏感內容的較長電子郵件尤為重要，例如提交工作申請，回复客戶問題或向團隊傳達壞消息。 在這些情況下，推遲電子郵件地址會增加安全性，因為您需要暫時離開電子郵件一段時間才能收集您的想法並在頭腦中排練您的字詞。
如果您要回復電子郵件，並且您認為內容具有敏感性，那麼只需暫時刪除收件人的電子郵件地址，直到準備好發送，然後再添加該地址。 您也可以將收件人的電子郵件地址剪切並粘貼到記事本文件或OneNote頁面中，編寫電子郵件，然後剪切並粘貼電子郵件地址。
相信我們：一個空白的電子郵件地址行，而創作將有一天為你節省大量的悲痛！
02之10
再次檢查您是否正在向正確的人發送電子郵件。
如果您在大公司或政府部門工作，這一點尤其重要。 當您發送敏感電子郵件到'邁克'或'希瑟'或'穆罕默德'時，您的電子郵件軟件將希望為您輸入完整的地址。 這些流行的名字在你的公司地址簿中會有很多結果，並且你可能會在後來偶然地發送一封垃圾給你的副總裁，或者在會計中給人們一個機密的回复。
感謝上面的＃1網絡禮節規則，您已經完成了尋址工作，因此在發送前最後一步，檢查收件人的電子郵件地址應該順利進行！
03之10
避免“全部回复”，特別是在大公司。
當您收到發送給數十人的廣播時，最好回復發件人。 如果這是一家擁有大量分發列表的公司，這尤其如此。
例如：總經理向整個公司發送關於南部停車場的電子郵件，並要求人們尊重員工支付的編號和分配的攤位。 如果您點擊“全部回复”並開始抱怨其他員工侵犯您的私人車輛並刮傷您的油漆，您可能會因為成為公司shmuck而損害您的職業發展。
沒有人希望收到不適用於他們的消息 。 更何況，沒有人會讚賞向該團體抱怨，或聽到您以廣播形式播出的個人抱怨。
避免這種失禮，並將個人答復作為默認行為。 當然也可以看下面的規則＃9。
04年10月
用專業問候語代替口語表達。
啟動專業電子郵件的最佳方式是以下某種版本：
下午好，錢德拉女士。
你好，項目組和志願者。
嗨，詹妮弗。
早上好，帕特里克。
在任何情況下，請勿使用以下內容啟動專業電子郵件：
嘿，
2. Sup，團隊！
嗨，仁。
4. Mornin，Pat。
像'hey'，'yo'，'sup'這樣的口語表達式對你來說可能看起來很友善和溫暖，但它們實際上侵蝕了你在商業環境中的可信度。 雖然一旦你與對方建立了可信賴的關係，你當然可以在談話中使用這些口語化，但在業務電子郵件中使用這些單詞是一個好主意。
此外，採用拼寫快捷方式（如'mornin'）的做法很糟糕。 縮短某人的姓名（詹妮弗 - >仁）是非常糟糕的形式，除非該人明確要求你這樣做。
與任何智能商業通信一樣，在過於正式的方面犯錯並證明你相信禮儀和尊重是明智的。
10的10
校對每條消息，就好像你的專業聲譽取決於它。
事實上，你的名譽很容易被糟糕的語法，糟糕的拼寫和不正確的單詞所破壞。
想像一下，如果你真的打算說' 你需要檢查你的數學，阿爾瑪'，你不小心發出' 你需要檢查你的方法 ，阿拉 '，你的專業精神會受到怎樣的打擊。 或者如果你說' 我可以 在明天 做一個採訪 '，那麼你的意思是' 我明天可以採訪 '。
校對您發送的每封電子郵件; 如果你的專業聲譽取決於它，那就做吧。
06年10月
一個簡潔而明確的主題行將實現奇蹟（並幫助您閱讀）。
主題行既是交流的標題，也是一種總結和標記電子郵件的方式，因此可以在以後輕鬆找到。 它應該清楚地總結內容和任何期望的行動。
例如，一個主題：'咖啡'不是很清楚。
相反，請嘗試“員工咖啡偏好：您的回復是必需的”
作為第二個例子，主題行' 您的請求 '太含糊。
相反，請嘗試更清晰的主題行，例如：“ 您的停車請求：需要更多詳細信息” 。
07的10
只使用兩種經典字體：Arial和Times Roman變體，使用黑色墨水。
在電子郵件中添加時尚字體的面孔和顏色使其變得華麗，但您最好使用黑色12磅或10磅Arial或Times New Roman。 像Tahoma或Calibri類似的變種也很好。 如果您正在關注特定的短語或項目符號，那麼紅色墨水或粗體字體會適度適中。
問題在於你的電子郵件開始變得語無倫次， 無法 集中註意力， 或者開始表現出特立獨行或破壞性的態度。 在商業世界中，人們希望溝通可信賴，清晰簡明，而不是裝飾和分散注意力。
08年10月
不惜一切代價避免諷刺和負面/ sn tones的聲調。
電子郵件總是無法傳達聲音變形和肢體語言。 你認為直接和直接的內容可能實際上會在你的電子郵件中被認為是苛刻的並且意味著它的意思。 不使用'請'和'謝謝'這兩個字會導致負面暗流。 而你認為幽默和輕鬆可能實際上傳達為居高臨下，粗魯無禮。
在電子郵件中傳遞尊重的語調和風度翩翩的行為需要練習和豐富的經驗。 當你在發送郵件之前大聲讀出電子郵件給你自己，甚至是其他人時，它會有所幫助。 如果有關電子郵件的任何內容似乎意味深刻或嚴厲，那麼重寫它。
如果您仍然堅持如何在電子郵件中傳達某種東西的語氣，那麼請認真考慮拿起電話並將該消息作為對話發送。
請記住：電子郵件是永遠的，一旦你發送了這條消息，你永遠不能將它拉回來。
09年10月
假設全世界都會閱讀你的電子郵件，那麼就相應地進行計劃。
事實上，電子郵件是永遠的。 它可以在幾秒鐘內轉發給數百人。 它可以由執法機構和稅務審計員調查。 它甚至可以成為新聞或社交媒體。
這是一個廣泛而可怕的責任，但我們都承擔責任：您在電子郵件中寫的內容很容易成為公共知識。 仔細選擇你的話，如果你認為有可能會把你咬回去，那麼認真考慮不發送信息。
10 10
總是以一個簡短的優雅'謝謝'和簽名塊結束。
像'謝謝'和'請'這樣的細節的力量是不可估量的。 此外，包括專業簽名塊在內的額外幾秒鐘可以說明您對細節的注意力，並通過蓋印您的姓名和聯繫信息來掌控您的通信。
你好，Shailesh。
感謝您對TGI Sportswear的刺繡服務的查詢。 我很樂意在電話中與您通話，告訴您更多關於我們為您的團隊提供的運動夾克選擇。 我們也可以讓您在本週晚些時候訪問我們的陳列室，我可以親自向您展示我們的樣品。
我可以給你打什麼號碼？ 我可以在今天下午1點之後再談。
謝謝，保羅·吉爾斯
客戶服務總監
TGI，Incorporated
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