如何安全地與人分享文件
由Microsoft託管的基於雲的服務SharePoint Online是Office 365計劃的一部分，也可以作為SharePoint Server的附件獲得。 新增和升級的SharePoint Online服務的主要興趣在於改進在線交互式對話，並使其在旅途中共享文檔變得更加輕鬆和安全。
如果您已經是SharePoint Online用戶，則可以預測升級的服務。 SharePoint Online現在包括手機和平板電腦的使用情況以及無縫的社交體驗。 Office 365中還包括OneDrive for Business，OneDrive專業版OneDrive用於雲中的文檔存儲，使您能夠與計算機或公司服務器上存儲的文件同步。
在組中組織權限和用戶
在SharePoint Online中共享文檔的權限最好根據所需的用戶訪問權限完成。 SharePoint Online的權限級別包括：
- 訪客 - 在瀏覽器中查看文檔
- 成員 - 編輯或貢獻文檔
- 所有者 - 擁有SharePoint Online網站的完全控制權限
對於訪問者下載文檔，權限必須包含“讀取”權限。
可以創建新的組名稱來建立特定的用戶組或團隊協作 。 “網站設計師”，“作者”和“客戶”就是例子。
在組織外共享文檔
外部用戶通常是您想要隨時分享文檔的供應商，顧問和客戶。
擁有完全控制權限的SharePoint Online所有者可以與外部用戶共享文檔。 可以將外部用戶添加到訪問者或成員用戶組，以更好地管理共享文檔的權限。
- 分享訪客鏈接。 訪客鏈接可以通過電子郵件共享以查看SharePoint Online文檔庫中的文檔。 為了最大限度地減少與其他人共享文檔的風險，您可以要求外部用戶登錄。此步驟要求您在訪問者（或具有讀訪問權限的未授權用戶）權限組中設置人員，以確保訪客鏈接不能成為由匿名用戶打開。
- 與會員分享。 如果您的外部用戶訂閱了Office 365或是您網站的成員，則可以要求他們在訪問共享文檔之前登錄。 此步驟假定您將它們添加到成員權限組。 沒有Microsoft Office的外部用戶可以下載該文件，只要他們具有讀取權限即可。
- 從OneDrive for Business分享公共鏈接。 如果您的服務已升級，OneDrive是安裝在Office 365中的文檔存儲區域。 OneDrive最適用於與外部公用用戶共享SharePoint Online文檔庫以外的文件。 例如，OneDrive可以被認為是供公眾查看的文檔的最終版本 - 可以從網站或博客鏈接發布。 您的SharePoint Online文檔庫可能是源代碼，因此如果選擇以這種方式使用OneDrive，請為OneDrive製作副本以幫助區分這兩個區域。
- 在組織內共享文檔。 內部用戶是您組織或其他部門的人員。 通常情況下，您共享文檔的方式不同，具體取決於您是在團隊中工作還是協作，還是在Intranet上發布文檔以供其他人查看知識或文檔版本的當前狀態。
- 與會員分享。 將Office 365與SharePoint Online結合使用可以訪問Office Web Apps，這是基於瀏覽器的輕量級服務，可用於在線創建，編輯和共享文檔。 使用Microsoft Office的用戶可以將計算機中的文件與存儲在SharePoint Online中的文件同步，以便與成員共享。 此外，使用Microsoft Office的用戶可以將SharePoint Online中的文件和文件夾同步到計算機或移動設備以脫機工作。
- 與非會員分享。 假設並非組織中的每個人都訂閱了Office 365，則可以根據權限組來共享文檔。 例如，貴組織等非會員可能需要評估市場情報或客戶體驗在市場上被捕獲的營銷文檔庫。
- 從OneDrive分享。 您可以與OneDrive的內部用戶共享文件。 在將文檔移入SharePoint Online文檔庫之前，可以將OneDrive用作臨時區域。