大多數公司都熟悉在Microsoft Word和Excel中可以做什麼，但了解Microsoft Access的功能有點難以掌握。 創建數據庫並試圖維護它們的想法看起來像是不必要的資源使用。 但是，對於小型企業而言，該計劃可以提供幾個明顯的優勢，特別是在管理增長和組織方面。
Microsoft Access為小公司提供了比Excel或Word更強大的方式來跟踪數據和項目。 與更常用的微軟應用程序相比，訪問可能需要更多的時間來學習，但它在跟踪項目，預算和增長方面的價值也最高。 運行小型企業進行比較和分析所需的所有數據都保存在一個程序中，與任何其他程序相比，運行報告和圖表更容易。 微軟提供了許多模板來簡化學習過程，用戶可以隨時自定義模板。 了解Microsoft Access的基本原理可以幫助小型企業在日常運營中看到它的全部價值。
如果您已經在使用電子表格，則可以輕鬆將您的Excel電子表格轉換為Access數據庫。
維護客戶信息
數據庫允許企業跟踪每個客戶或客戶的所有必要信息，包括地址，訂單信息，發票和付款。 只要數據庫存儲在所有員工都可以訪問的網絡中，用戶就可以確保信息保持最新狀態。 由於客戶信息對於每個小型企業都至關重要，數據庫可以得到保護。 向數據庫添加表單有助於所有員工始終輸入數據的小企業。
隨著用戶熟悉該程序，可以添加更詳細的組件，例如映射到客戶端地址。 這可以讓員工驗證新客戶的地址或計劃交付路線。 它還允許企業創建發票並能夠發送電子郵件或普通郵件，並能夠跟踪何時以及如何支付發票。 在Access中更新和存儲客戶數據比電子表格或Word文檔更可靠，並簡化了管理信息。
跟踪財務數據
許多企業購買專門用於追踪財務的軟件，但對於不僅不必要的小企業而言，它往往會創造額外的工作。 除了能夠創建和跟踪發票之外，所有的業務費用和交易都可以通過同一個程序進行記錄。 對於擁有完整Microsoft Office套件（包括Outlook和Access）的公司，Outlook中的付款提醒可鏈接到數據庫。 當提醒彈出時，用戶可以進行必要的付款，在Access中輸入數據，然後關閉提醒。
隨著業務的增長，可能有必要購買更複雜的軟件，如果所有財務數據均存儲在Access中，則這些業務具有優勢。 許多其他程序可以容納從Access導出的數據，從而在到達時更容易遷移信息。
管理市場營銷和銷售
使用Access最少用但最強大的方法之一是監視市場營銷和銷售信息。 由於現有的客戶信息已經存儲在數據庫中，所以很容易將電子郵件，傳單，優惠券和普通郵件發送給可能對銷售或特別優惠感興趣的人。 然後，小型企業可以跟踪營銷活動後有多少現有客戶回應。
對於新客戶，可以從一個位置創建和監控整個活動。 這使得員工更容易看到已完成的工作，還有哪些工作要做，或者需要跟進哪些工作。
跟踪生產和庫存
與客戶跟踪類似，能夠跟踪庫存，資源和庫存數據對於任何業務都至關重要。 通過Access可以很容易地輸入貨物到倉庫的數據，並知道何時需要訂購更多的特定產品。 這對於需要大量不同資源來完成產品的製造商尤為重要，例如飛機零件或活性藥物成分。
即使是服務行業也必須保持庫存，並將所有這些信息放在一個地方，這樣就更容易看到哪台計算機分配給哪個員工，或者決定何時需要升級辦公設備。 無論是追踪車輛，移動設備，序列號，註冊信息，用戶日誌還是硬件壽命，小企業都能夠更輕鬆地跟踪他們的硬件。
除硬件之外，企業需要能夠跟踪軟件。 從登記和允許使用該軟件到版本信息和用戶的計算機數量來看，企業必須能夠快速準確地提取有關其當前配置的信息，這一點至關重要。 最近對Windows XP的支持終結了一個鮮明的提醒，即為什麼知道商業計算機和設備上的軟件和操作系統是很重要的。
運行報告和分析
也許Access最強大的方面是用戶能夠從所有數據生成報告和圖表。 能夠編譯存儲在不同數據庫中的所有內容是Microsoft Access成為小型企業的強大力量。 用戶可以快速生成一份報告，將資源成本與當前定價進行比較，創建一張圖表來說明即將到來的市場營銷活動的庫存量，或者運行一項分析來確定哪些客戶在支付方面落後。 借助對查詢的一些額外知識，小企業可以控制他們如何查看數據。
更重要的是，Microsoft Access可以與其他Microsoft產品捆綁在一起。 小型企業可以查看報告，查找客戶數據並在Word中生成發票。 郵件合併可以在Outlook中同時生成電子郵件的同時創建常規郵局信件。 可以將數據導出到Excel中以更深入地查看細節，然後將其發送到PowerPoint進行演示。 與所有其他Microsoft產品的集成可能是使用Access集中所有業務信息的最佳理由。