Microsoft Access有三個主要組件：表，查詢和表單
任何公司如果需要跟踪大量數據，或者使用紙質文檔，文本文檔或電子表格來跟踪關鍵信息，那麼可以從切換到數據管理系統中受益。 像Microsoft Access 2010這樣的數據庫系統可能正是公司所需要的。
什麼是數據庫？
在最基本的層面上，數據庫是有組織的數據集合。 數據庫管理系統 （DBMS）（如Microsoft Access）為您提供了以靈活方式組織數據所需的軟件工具。 它包括從數據庫添加，修改和刪除數據的設施，詢問關於存儲在數據庫中的數據的問題，並生成匯總所選內容的報告。
Microsoft Access 2010組件
Microsoft Access 2010為用戶提供了一個簡單靈活的DBMS解決方案。 微軟產品的普通用戶喜歡熟悉的Windows外觀和與其他Microsoft Office家族產品的緊密集成。
大多數數據庫用戶遇到的Access的三個主要組件是表，查詢和表單。 如果您剛剛開始使用Access並且尚未擁有Access數據庫，請閱讀從頭開始創建Access 2010數據庫。
表是構件
表是任何數據庫的基本構建塊。 如果您熟悉電子表格，您會發現數據庫表格是相似的。 典型的數據庫表可能包含員工信息，包括姓名，出生日期和職稱等特徵。 它可能具有以下結構：
- 員工ID
- 姓
- 名字
- 標題
- 招呼
- 生日
檢查一個表格的結構，你會發現表格的每一列都對應著一個特定的員工特徵 - 或者數據庫術語中的屬性。 每行對應於一個特定的員工並包含他或她的信息。 這裡的所有都是它的。 如果有幫助，可以將每個表視為電子表格樣式的信息列表。
查詢檢索信息
僅存儲信息的數據庫將毫無用處; 你也需要方法來檢索信息。 如果您只是想要調用存儲在表中的信息，Microsoft Access允許您打開該表並滾動其中包含的記錄。 然而，數據庫的真正威力在於其能夠回答複雜的查詢。 訪問查詢提供了組合來自多個表的數據並將特定條件放置在檢索到的數據上的功能。
想像一下，您的組織需要一種簡單的方法來創建當前銷售價格高於平均價格的產品清單。 如果您只是簡單檢索產品信息表，那麼完成此任務將需要大量數據分類和手動計算。 但是，查詢的強大功能使您可以請求Access僅返回符合上述平均定價條件的記錄。 此外，您可以指示數據庫僅列出項目的名稱和單價。
有關Access中數據庫查詢功能的更多信息，請參閱在Microsoft Access 2010中創建簡單查詢。
表格插入信息
到目前為止，您已經閱讀了關於組織數據庫中的信息並從數據庫中檢索信息的概念。 您仍然需要一些機制將信息放入表格中。 Microsoft Access提供了兩個主要機制來實現此目標。 第一種方法是通過雙擊它在窗口中調出表格。 然後，將信息添加到表格底部，就像您將信息添加到電子表格一樣。
Access還提供了一個用戶友好的表單界面。 該界面允許用戶以圖形形式輸入信息並將該信息透明地傳遞給數據庫。 這種方法對於數據輸入操作員來說不那麼令人生畏，但需要數據庫管理員的更多工作。 有關更多信息，請閱讀在Access 2010中創建表單
Microsoft Access報告
報告提供了對一個或多個表格和查詢中包含的數據進行有吸引力格式化的摘要的能力。 通過使用快捷方式技巧和模板，知識豐富的數據庫用戶可以在幾分鐘內創建報告。
假設您想製作一份目錄以與當前和潛在客戶共享產品信息。 通過審慎地使用查詢，可以從數據庫中檢索這種信息。 然而，這些信息是以表格的形式呈現的 - 並不完全是最具吸引力的營銷材料。 報告允許包含圖形，有吸引力的格式和分頁。 有關更多信息，請參閱在Access 2010中創建報告。