使用金融技術來證明對IT資產的徵用
證明IT投資是技術工作人員的關鍵技能。 雖然IT組織中的領導者會做出許多IT投資決策，但新IT設備或服務的建議往往來自IT人員。 理解投資新設備的術語和基本技術很重要。 要求更換幫助台軟件是一回事。 你可能會聽到，“我們會研究這個 - 等等等等等等。” 或者，比如說“更換我們的幫助台軟件將每年節省35,000美元IT資金並在3年內為自己付費”，您將從IT管理層獲得更積極的回應。 我可以向你保證。
本文將為您提供分析和創建所提議的IT投資估值所需的基本技能。 在深入了解這些金融技術之前，您需要了解基本知識。 留意未來的文章，我將提供更先進的分析技術來證明IT設備或服務的投資。
基本IT投資分析術語
資本支出（CAPEX）：資本是用來區分使用壽命超過一年的購買的術語。 例如，當一家公司為員工購買一台筆記本電腦時，預計筆記本電腦將持續3到4年。 會計師要求此類IT投資在該期間支出，而不是在購買當年支出。 一家公司通常對設備的使用壽命以及資本支出的最低金額都有政策。 例如，價值50美元的鍵盤不會被視為資本。
折舊：折舊是用於在購買的使用期限內分攤資本IT投資費用的方法。 例如，假定資本的會計政策使用直線折舊。 這只是意味著每年的折舊都是一樣的。 假設您以3000美元購買新服務器，預計使用期限為3年。 該IT投資的折舊將在3年內每年1,000美元。 這是折舊。
現金流量：現金流量是現金流入和流出業務的流動。 您需要了解現金和非現金項目之間的差異。 通常，在計算IT投資價值時使用現金。 折舊是一項非現金支出，意味著相關資產已經支付，但您在資產的使用期限內分攤費用。 在進行財務分析時，最初購買IT投資將被視為現金流出。
貼現率：這是分析中使用的比率，以說明今天的美元在5年或10年內價值超過1美元的事實。 在IT投資分析中使用折扣率是一種用今天美元來表示未來美元的方法。 貼現率本身就是許多教科書的主題。 如果您的公司需要高度準確的折扣率，請聯繫您的會計部門。 否則，我們將使用10％代表通貨膨脹率和公司可能通過未投資於您的IT設備的資金來賺取的利率。 這是一種機會成本。
IT投資分析技術
有很多方法可以幫助評估IT投資（資本）。 這實際上取決於您正在進行的投資類型以及IT組織在評估資本購買方面的成熟程度。 組織的規模也可以發揮作用。 但請記住，這是不需要花費很多時間的，即使您為中小型組織工作，也會讚賞這一努力。
在這篇文章中，我們將看看兩個簡單的IT投資技巧。 我鼓勵你們一起使用它們，以便更全面地了解所提議的IT投資的價值。
- 淨現值
- 投資回收期
淨現值（NPV）
淨現值是一種金融技術，可以隨時間排列一系列現金流量，並將每種現金流量折扣至當期。 淨現值考慮了貨幣的時間價值。 通常在3至5年期間查看現金流入和現金流出，並將淨流入減去淨流出轉換為單一價值。 如果這個數字是正數，那麼這個項目會給組織增值，如果NPV是負數，它會降低組織的價值。 NPV分析的真正能力在於比較其他IT投資。 NPV提供IT投資方案的相對價值，而NPV最高的方案通常被用於其他方案。
淨現值計算的難點在於分析中使用的實際數字。 在流出方面，您可以使用投資的總成本以及維護費用和實施成本。 流入側可能更難以達到。 如果IT投資產生增量收入，這非常簡單，您可以在分析中使用這些數字。 當流入（或者收益）處於軟邊意味著它們更加主觀，比如節約時間時，估計就更難了。
你可以做的最好的是記錄假設，並隨你的直覺走。 我們舉一個例子，您可以在幫助台軟件包中進行IT投資。 這種投資的好處是IT人員可節省時間，並可能增加用戶群體的滿意度。 如果您要更換現有的幫助台軟件包，那麼您可能還會從該系統中節省維護費用。 您需要分解流入和流出，以便為您的IT投資建議進行淨現值（NPV）分析。
流入： IT投資帶來的流入或收益可能是主觀的，不太確切。 通常，IT投資的好處是節省時間，客戶滿意度或其他“軟”數量。 以下是一些流入的例子。
- 保留退役軟件的維護成本
- 由於提高了效率，IT人員節省了時間
- 增加收入
流出：流出通常更容易估計，但也有一些可能是主觀的。 以下是一些外流的例子。
- 軟件成本（許可費等）
- 保養
- 外部實施成本
這張較大的圖片顯示了使用淨現值（NPV）分析的簡單IT投資分析。 Excel使得這種分析非常簡單。 它也有計算NPV的功能。 從圖中你可以看到，我已經計算出每年的流入和流出，然後根據10％的貼現率計算淨現值。
- 淨現值分析：IT投資截圖（大圖）
投資回收期
投資回收期分析的結果表明IT投資需要多長時間才能收回投資成本。 它通常用年數表示，但這取決於分析時間範圍。 投資回收期可以是一個簡單的計算，但只適用於一套非常簡單的假設。 以下是計算IT投資回報期的公式。 一般而言，投資回報期越短，IT投資風險越小。
[IT投資成本] / [IT投資年度現金]
讓我們看看您以$ 100,000購買一款電子商務軟件的場景。 假設這款軟件每年增加收入35,000美元。 投資回報期計算將為$ 100,000 / $ 35,000 = 2.86年。 所以，這項投資將在2年零10個月內收回成本。
使用這樣一組簡單的假設來計算投資回收期存在顯著的缺點。 IT投資帶來的收入很可能實際上在很長一段時間內均勻分佈。 收入來源不均衡更加現實。 在這種情況下，您必須查看每年累計的收入增長情況，直到原始IT投資“付費”。
考慮上面的例子。 假設在第一年，IT投資的淨收入增加了17,000美元。 在2,3,4和5年分別是29,000美元，45,000美元，51,000美元和33,000美元。 雖然這是一項平均每年增加35,000美元的收入，但由於此項投資產生的收入不均勻，投資回收期不同。 本例中的投資回收期實際上超過3年，比使用平均值的原始計算時間更長。 縱觀收入的累積增長，您可以看到何時涵蓋了原始投資。 在這個例子中，只需找到IT投資（100,000美元）的成本。 你可以看到它發生在第3年和第4年之間。
收入累計增長：
- 第1年 - 17,000美元
- 第二年 - 46,000美元
- 第三年 - 91,000美元
- 四年級 - $ 142,000
- 第五年 - 175,000美元
查看示例IT投資Excel電子表格，了解計算投資回收期的詳細公式。
IT投資建議
雖然計算在IT投資分析中非常重要，但並非全部。 我強烈建議您將提案放在一起，而不是僅打印出電子表格或通過電子郵件發送結果。 將提案放在一起時，請將您的首席財務官視為聽眾。 最終，如果可能最終在她的辦公桌上。
我建議您首先對提議的IT投資（資本）進行簡短的總結，然後用分析結果（以及總結計算）的簡短摘要來開始提案。 最後，附上詳細的電子表格分析，並且您有一個專業的建議，您的老闆會欣賞。
您的IT投資建議套餐可能包括：
- 總結：總結您所提議的IT投資的一兩個段落。
- 理由：一段或兩段總結分析結果以及您使用的技術（包括匯總表）
- 打印輸出：Excel電子表格的清晰打印輸出，顯示詳細分析
示例Excel電子表格
示例Excel電子表格有3個工作表，其中包括：
- 概要
- 淨現值（NPV）計算
- 回報計算
- IT投資分析 - Excel 97-2003版本
如果您對IT投資的理由有任何疑問，請給我發電子郵件或在新技術論壇上發帖。