您可以通過限制您必須隨時處理的電子郵件數量來完成所有電子郵件。
如果你有超過一天的消息......
......在你的收件箱裡，“到達時每一封郵件都要處理” - 方法不適合你。
這不是你的錯。 這種方法只適用於那些只需要盡快回復電子郵件的人。
幸運的是，一個稍微不同的途徑可以讓你不間斷地通過電子郵件工作，在合理的時間內仍然可以回复，沒有任何電子郵件過期數月並且也可以擺脫電子郵件積壓。
通過明天的應對，輕鬆獲得併保持在您的電子郵件頂部
要掌握您的電子郵件：
- 將目光從收件箱中取出 。
- 確保自動郵件檢查和新郵件通知已關閉。
- 處理昨天抵達的所有郵件 ，並按照您認為合適的數量批量處理。
- 批次越少越好。 如果你一次性處理所有昨天的郵件，那麼你很可能花費最少的時間和精力在它上面。
- 安排電子郵件處理的時間 。
- 按順序處理消息。
- 如果一條消息需要研究，安排明天的研究，並讓發送者知道你會回到他們。 如果需要更多的工作，則需要更長的時間。
- 確保工作完成後您可以找到原始信息 。 發件人和最重要的日期與任務一起記錄應該足夠了。 在Mac OS X Mail中 ，您也可以使用LinkABoo 。
- 您可以使用智能文件夾 ，該文件夾僅顯示昨天到達的消息，應用標誌（例如，交替顏色的標籤天數），或者依靠按到達日期排序。
- 您可以定期檢查收件箱中是否有任何需要採取緊急措施的電子郵件。
例如，如果你的工作需要它，處理郵件的頻率比每天更多 - 每天三次。 無論您選擇哪個階段，關鍵因素是在您處理郵件時，電子郵件列表會關閉到新條目。
為什麼每天處理電子郵件收件箱？
除非您必須更頻繁地處理郵件，否則我邀請您嘗試每日處理。 它還有其他好處：
- 你不會隨意設立立即回复的先例，這是一項無法實現的承諾。
- 每天的日程安排很容易保持和記住。
- 您可以為每種類型的信息選擇完美的時間。
首先處理最簡單的電子郵件！
即使這通常不是你的風格，
- 請嘗試先將最簡單的信息排除在外。
一旦你遇到更具挑戰性的電子郵件，穩定的進展已經馴服了他們一點。 如果您在開始使用easy之前快速瀏覽了複雜的程序，您也花了一些時間想出解決方案。
如果我錯過了一天清空我的收件箱？
如果您因旅行或假期而錯過幾天，那沒什麼大不了的。
- 處理電子郵件，好像他們昨天抵達。
通常，通過兩天甚至一周的電子郵件不會比一天處理更多的時間和精力。
如果一堆電子郵件如此之高以至於無法在一天內處理它，請讓其他策略幫助您：
如何清除電子郵件的積壓
為了擺脫積壓的電子郵件：
- 創建一個新文件夾。
- 將所有未完成的電子郵件從收件箱移至該文件夾。
- 每天和其他任何事情之前，至少對待積壓文件夾中的一條消息進行處理。
- 你不必回复它。 您不必將其歸檔。 儘管如此，做些事情。 例如，搜索可能幫助您回答的網站。 或者查閱可以幫助你的人的電子郵件地址 （或號碼）。
- 在某些日子裡，你會做到這一點。 大！ 在其他許多方面，你將一次性處理一大堆信息。 大！
- 如上處理所有新郵件。
我從馬克福斯特的“明天做吧”和“時間管理的其他秘訣” （比較價格）中學到了這些策略，如果你想完成所有工作並且還有時間玩 （比較價格） - 一本全方位的偉大書籍 - 馬克福斯特的第一本書時間管理安裝。