為“重要”電子郵件製定MS Outlook規則
在Microsoft Outlook中更改郵件的優先級是讓人們向他們展示他們的郵件非常重要並且應該盡快查看的簡單方法。 這是一個很好的功能,應該謹慎使用,但情況並非總是如此。
有些聯繫人可能會使用高優先級標誌,而不是他們應該使用的標誌。 阻止這種情況的一種方法是在MS Outlook中製定一個規則,如果它們以“高”的重要性發送它們,它會自動降低其電子郵件的重要性。
這不會刪除電子郵件或進行任何其他更改,除非像常規郵件那樣將重要性從“高”降低到“正常”。
如何自動降低電子郵件的重要性" 狀態
- 打開文件>規則和警報菜單。 某些版本的Outlook在“ 工具”菜單中具有此功能。
- 點擊或點擊電子郵件規則標籤上的新建規則...按鈕。
- 在“ 規則嚮導”屏幕底部的“ 從空白規則開始”部分中,選擇對接收到的消息應用規則 。
- 點擊/點擊下一步> 。
- 在人員或公共組旁邊的框中勾選並標記為重要 。
- 從該窗口的底部,在步驟2部分下,選擇人員或公共組 ,然後選擇應用此規則的聯繫人。 使用From - >按鈕將這些聯繫人插入到Rule Address窗口底部的文本框中。
- 您可以從通訊錄中選擇聯繫人並手動輸入電子郵件地址 。 如果您手動鍵入它們,請用分號(;)分隔它們。
- 選擇確定將這些地址保存為規則將要應用的地址。
- 返回規則嚮導屏幕,同樣在步驟2中 ,單擊或點擊重要性 ,然後從下拉菜單中選擇高 。 這是規則將要監視的電子郵件的類型。
- 點擊/點擊確定保存並退出重要性窗口。
- 點擊Next>按鈕移動到下一個屏幕。
- 把一個支票放在旁邊標記為重要 。
- 在步驟2一節中再次選擇重要性 。
- 確保從菜單中選擇正常 ,並選擇確定保存。 這將在步驟6中將所有來自聯繫人的“高”重要性電子郵件恢復為“正常”。
- 點擊或點擊此窗口中的下一步> ,然後再次點擊下一個窗口。
- 將新規則命名為令人難忘的命令,如重置重要性 。
- 點擊/點擊完成按鈕保存規則並退出規則嚮導屏幕。
- 選擇確定按鈕退出規則和警報窗口並返回到Outlook。