在Outlook中設置外出自動答复

在Outlook中設置外出度假回复，該程序將回复您在離開時收到的任何新電子郵件。

把你的電子郵件與你輕鬆; 困難是什麼讓它落後

無論你走到哪裡，把你所有的電子郵件都放在一個小的便攜包裡很容易。 把它放在一個龐大笨重的電腦上是很難做到的，而且往往是理智的。

如果您渴望理智， Outlook會在這裡提供幫助：當您從每天的大量電子郵件中度過假期時，Outlook將自動響應傳入的消息 - 即使在您返回之後，也可以承擔您的負擔。

當然，Outlook永遠不可能以你個人的連貫，有說服力和簡潔的方式作出回應，但它會勤奮地回應，讓發件人知道你不在辦公室，或許你會回來時，以及他們是否應該跟進，然後（如果仍然相關）或指示他們到另一個聯繫人處理需要立即回應的事項。

在Outlook中為POP和IMAP帳戶設置外出度假自動回复

要在Outlook中為IMAP或POP電子郵件帳戶設置自動應答器（對於Exchange，請參閱下文），首先設置用於答复的消息：

1. 在Outlook中創建一條新消息（單擊新郵件 ）。
2. 為您的Outlook外出自動回复輸入所需的主題和消息。
   • 如果可能並且相關的話，包括郵寄給你的人可以期望得到個人答案，或者他們是否應該期望得到答案。 這可能需要一段時間後才能返回。
   • 您還可以添加抄送：和密件抄送：收件人以接收每個自動回复的副本。
   • 如果您將Outlook設置為離開辦公室自動回復以響應所有收到的郵件（而不僅僅是來自特定聯繫人的郵件），請確保考慮到自由洩露太多信息會帶來風險 。
3. 單擊文件 （或文件 ）。
4. 在出現的表單上選擇另存為 。
5. 確保在保存類型中選擇了Outlook模板 ： 。
6. 或者，在“ 文件名”下輸入模板名稱:(默認情況下，Outlook已選擇模板的主題）。
7. 點擊保存 。

繼續在Outlook中創建不在辦公室的自動回复規則：

1. 在Outlook的郵件視圖中單擊文件 （或文件 ）。
2. 確保信息類別已打開。
3. 點擊賬戶信息下的管理規則和提示 。
4. 確保您位於“ 規則和警報”窗口中的“ 電子郵件規則”選項卡上。
5. 現在請確保在對此文件夾應用更改下選擇了您要為其創建休假回复的帳戶：
   • 您可以輕鬆將規則應用於所有帳戶; 見下文，步驟21。
6. 點擊新建規則...
7. 確保在我收到的消息上應用規則在 從空白規則開始下被選中。
8. 點擊下一步> 。
9. 確保在 步驟1：選擇條件下選中了我的姓名在“收件人”框中 。
   • 您可以取消選中所有復選框，並使Outlook不在辦公室自動回复郵件中回复所有收到的郵件，也可以選中收件人或抄送箱中的我的姓名，以包含您不是收件人的電子郵件。
10. 點擊下一步> 。
11. 確保在步驟1：選擇操作下檢查使用特定模板的回复 。
12. 點擊步驟2下的特定模板 ：編輯規則說明（單擊帶下劃線的值） 。

1. 確保在查找範圍內選擇了文件系統中的用戶模板 ： 。
2. 突出顯示之前創建的模板。
3. 點擊打開 。
4. 現在點擊下一步> 。
5. 確保除非在步驟1中選擇 了自動回复 ：選擇例外（如有必要） 。
6. 點擊下一步> 。
7. 在步驟1中為您的自動響應過濾器鍵入所需的名稱：為此規則指定一個名稱 。
8. 確保選中打開此規則以立即啟用休假響應程序; 您可以取消選中打開此規則 ，然後僅在需要時啟用自動回复。
   • 要隨時啟用過濾器，請打開上面的規則和提醒窗口，並確保在電子郵件規則選項卡上檢查休假響應者規則。
9. 或者，啟用在所有帳戶上創建此規則 。
   • 請記住，雖然篩選器可能無法使用某些帳戶類型（即使選中此框，Outlook也不會創建它們）。
10. 點擊完成 。
11. 點擊確定 。

關閉Outlook度假響應規則

要禁用您在Outlook中設置（並啟用）的外出自動響應，請執行以下操作：

1. 在Outlook的郵件視圖中選擇文件 （或文件 ）。
2. 轉到信息類別。
3. 點擊管理規則和提醒 （ 規則和提醒旁邊）。
4. 確保選擇了電子郵件規則選項卡。
5. 在將更改應用到此 文件夾下選擇要禁用自動回复的帳戶：（您需要分別為每個帳戶禁用休假回复。）
6. 確保您在規則列表中未檢查您創建的啟用回复的自動回复規則。
7. 點擊確定 。

替代方案：Outlook Vacation Responder附加組件

而不是手動在Outlook中設置規則，您可以使用電子郵件響應程序（FreeBusy）或自動回复管理器等工具。 這些工具通常也很聰明，只需發送必要的不在辦公室自動回复。

請考慮Outlook本身每個會話只發送一次自動回復到每個地址; 第二個自動回复可能只有在Outlook關閉並重新打開後才會發送。 此外，Outlook不會自動回復發件人的兩封不同郵件。

在Outlook中為Exchange帳戶設置外出度假自動回复

如果您使用Outlook與Exchange帳戶，則可以在服務器上直接設置不在辦公室的自動答复：

1. 在主Outlook窗口中單擊FILE 。
2. 打開信息類別。
3. 點擊自動回复 。
4. 確保選擇發送自動回复 。
5. 讓自動應答器自動啟動和停止：
   1. 確保僅在此時間範圍內發送：已選中。
   2. 在啟動時間下選擇啟動自動應答器所需的日期和時間： 。
   3. 在結束時間內選擇所需的結束日期和時間： 。
6. 在“我的內部組織”下輸入您的外出自動答复的消息。
   • 此電子郵件將發送給貴公司的人員。
7. 也要將自動回復發送給公司以外的人員：
   1. 打開“ 我的組織 ” 外部選項卡。
   2. 如果您對所涉及的安全風險沒有問題，請確保自動回复組織外的 人員 。
   3. 輸入發送給公司外部人員的消息。
8. 點擊確定 。

要在Exchange服務器上更集中地維護不在辦公室的回复（包括具有與Active Directory合併的字段的模板），您可以嘗試Symprex Out-of-Office Manager。

（使用Outlook 2013和Outlook 2016測試）