如果您是店主或經理，那麼您已經知道擁有正確的數據庫的重要性。 從庫存和運輸到員工和客戶，您知道即使是緩慢的一天也需要大量的數據維護。 真正的問題是你需要什麼樣的數據庫？ 希望你沒有試圖在Microsoft Excel中維護這些信息。 如果有，您可能需要考慮從基本數據庫（如Microsoft Access）開始，以便您可以輕鬆地將數據傳輸到數據庫中。
你所經營的商店的種類和規模對於什麼樣的數據庫最有意義是非常重要的。 如果您的商店是在農貿市場定期設立的，那麼您的需求與實體店完全不同。 如果您銷售食品，則需要將過期日期作為庫存的一部分。 如果您的零售店在線，那麼您將不得不跟踪費用，運輸和審查信息。 但是，所有商店都有許多共同點，比如庫存和現金流。 為了幫助您確定適合您特定需求的最佳數據庫，您應該考慮以下幾件事。
要在數據庫中跟踪的信息
經營一家零售店需要跟踪很多不同的方面。 您不僅需要關注庫存，還必須確保您有足夠的方式來展示商品（如箱子，衣架，展位和箱子），顯示商品價格的物品，賬單，銷售信息和客戶信息。 有很多要跟踪，數據庫使管理你的店更容易。
網上商店可能難以管理，因為有太多的東西需要追踪，比如運輸。 數據庫使得處理所有這些不同方面變得相當容易，而不必經常引用您的客戶或銷售歷史記錄。 您甚至可以導出信息（如報告），並將它們上載到數據庫中，以便您不必與手動輸入的問題相抗衡。
決定是否購買或構建
無論你應該購買還是建立一個數據庫都是一個大問題，它完全取決於你的業務規模和你想要的地方。 如果你剛剛開始，你有時間（但數量非常有限），建立自己的數據庫是一種很好的方式，可以根據你的獨特需求進行設置。 如果您剛剛開始網上商店，情況尤其如此。 如果您在打開在線零售商店之前啟動數據庫，您將更好地掌握您的庫存和起點。 這是非常棒的數據，可以輕鬆訪問稅務季節，它可以幫助您保持在庫存之上以及客戶數據。
如果你有更大的業務，尤其是像特許經營的業務，那麼購買數據庫對你來說會更好。 它會幫助你完成所有你可能忘記的事情。 賠率是，你將沒有時間去創建和管理數據庫，所以最好包含所有的基礎。 你可以隨時進行自己的修改。
尋找合適的數據庫程序
如果你決定購買一個數據庫程序 ，你將需要花費大量時間研究不同的選項 。 零售商店種類繁多，數據庫市場根據不同類型的獨特需求量身定制。 如果您正在使用農產品和食品，您顯然需要幫助您追踪易腐物品的東西。 如果你有一家珠寶店，你將需要能夠跟踪有價值的作品的保險。 對於擁有在線業務和實體店舖的商店，您肯定需要涵蓋業務庫存，費用，稅收和管理方面的許多不同角度。 如果您銷售某一特定商品，您需要儘早知道，以便立即將其標記為商店的在線部分。
在開始之前，請考慮一切需要跟踪的內容，然後確保您考慮的數據庫具有這些項目的最低限度。 市場上有很多數據庫，所以你應該能夠以非常合理的速度獲得所需的一切。
創建你自己的數據庫
如果您打算創建自己的數據庫，則需要確定要使用的程序。 由於Microsoft Access功能強大且相對便宜，因此它往往成為程序的一部分。 您可以從其他Microsoft軟件導入和導出數據（如果您在Excel中跟踪信息，這非常有用）。 您還可以將您的電子郵件，銷售信函和其他文檔（包括Word和Outlook）加載到數據庫中並製作模板。 Access具有擁有大量免費模板和文件的額外優勢，因此您不必從頭開始。 您可以選擇一個免費模板，然後進行必要的修改，以便您的數據庫包含您需要的所有內容。
維護的重要性
無論您如何獲取數據庫，您都必須維護數據庫以繼續對您有用。 如果您沒有跟上庫存，地址，賬單變化或銷售總額等事情，數據庫最終只會成為另一個沒有目的的工具。 想想你的數據和你對簿記的看法一樣。 如果你沒有跟上所有的交易和變化，它會讓你陷入困境。 您不必一開始就有IT人員來管理它，儘管它可能非常有幫助。 但是，您的商店越大，您需要投入更多的時間來維護和管理您的數據。