現在社交網絡正在不斷普及，但電子郵件仍然是傳遞信息的最權威的選擇，即使在這個充斥著大量應用程序的現代世界中，也很容易超越所有其他電子通信形式。 管理郵件似乎是一項昂貴的功能，特別是對於中小型企業而言，並且一些管理員正在為此尋找具有成本效益的解決方案。
許多企業發現運行自己的郵件服務器是一項艱鉅的任務，因為垃圾郵件發送者通過郵件服務器不斷發送出站垃圾郵件和大量入站垃圾郵件 。 由於大多數面臨此類問題的公司都是中小型企業，因此他們通常缺乏內部技術解決方案來正確配置和運行郵件服務器並管理這些威脅。 這就是為什麼一些企業以巨大的成本將其需求外包給外部服務提供商的原因。
但是，這不僅僅是成本， 外包這些要求似乎不是一件昂貴的事情，但它也帶來了以下隱藏的風險 -
1.企業失去對自身郵件安全的控制。 外包公司管理基於服務器的認證和加密，這可能需要對敏感的通信進行額外的加密，但它不再掌握在企業主手中。
2.外包公司的條款和條件有時可能允許它掃描郵件內容以幫助瞄準廣告，從而導致更高的機密性和隱私侵擾風險。
3.與其他公司共享郵件服務器時，如果其他公司的人員通過該郵件服務器發送垃圾郵件，則可能導致傳送問題。 如果外包公司無法檢測到垃圾郵件並阻止它，這可能會增加風險。
4.最大的障礙是另一家公司可以查看所有消息內容。 有時，消息內容可能會無限期地存儲在外包公司的服務器上。 這些缺點很重要。
對於需要保密和可靠電子郵件系統的小公司來說，決定是否外包可能是一個艱難的決定。 按照這些準則，小型企業可以運行垃圾郵件過濾和安全的郵件服務器。
選擇一個好的ISP或託管服務提供商
選擇ISP時，請確保它具有處理濫用和垃圾郵件問題的能力。 如果您正在管理自己的電子郵件服務器，那麼您的ISP不允許濫用和垃圾郵件在其網絡上蓬勃發展非常關鍵。 為確保主機或ISP提供商在其網絡上正確管理這些問題，有許多資源可用於驗證其域和IP的信譽。
盡可能拒絕入站垃圾郵件
有許多域名數據庫和IP地址可以降低到達郵箱的入站垃圾郵件數量，而不會阻止合法郵件。 如果郵件量不是很高，這些數據庫可以自由使用。 但是，正確使用這些是至關重要的。
停止出站垃圾郵件
垃圾郵件的發射主要是因為公司中想要發送垃圾郵件的單位或個人，或者是讓其他人使用您的IP地址發送垃圾郵件的安全問題。
對於第一種情況，沒有技術解決方案，但所有市場營銷人員都應該知道，用於批量郵寄的所有電子郵件ID都特別要求通過確認的選擇加入程序接收有關產品的郵件。
第二種情況更常見。 大多數垃圾郵件歸因於屬於以下類別之一的安全問題：惡意軟件木馬和病毒，開放中繼，受損賬戶和受感染的Web服務器。 應正確處理這些問題以防止垃圾郵件問題。
日誌監視
花一些時間或建立基於電子郵件計數的自動機制來監視您的郵件服務器。 在域名或IP地址的聲譽開始惡化之前盡快檢測問題並採取糾正措施可能實際上會降低事件對常規郵件流量的影響。
對於小公司來說，內部郵件服務器當然是更可行的選擇。 如果要認真研究保密或隱私問題，則必須選擇他們自己的郵件服務器。 如果考慮到上述幾點，運行自己的郵件服務器不應該是壓倒性的，但是說起來容易做起來難。
一個最佳的解決方案可能是找到一個可靠的電子郵件託管服務提供商 ，它可以確保100％的機密性和可靠性，同時還可以讓您免受管理自己的郵件服務器的痛苦。