根據您使用的Microsoft Office版本，它可能包含各種應用程序。 基本產品通常包含Word，Excel，PowerPoint和Outlook。 PowerPoint似乎沒有提供任何固有的安全性，但Word，Excel和Outlook都提供某種級別的加密。
保護Word文檔
對於Microsoft Word文檔（Word 2000和更新版本），您可以在保存文件時選擇更高級別的安全性。 而不是簡單地點擊“保存”，點擊文件 ，然後另存為並按照下列步驟操作：
- 點擊文件保存對話框右上角的工具
- 點擊安全選項
- 安全選項框提供了多種選項：
- 如果您希望文件在沒有密碼的情況下完全無法訪問，您可以在密碼旁邊的框中輸入密碼
- 在Word 2002和2003中，您可以單擊密碼框旁邊的高級按鈕以選擇更難以破解的更高級別的加密
- 您可以在密碼旁邊的框中輸入密碼以修改其他人是否可以打開該文件，但是您想要限制可以對該文件進行更改的人員
- 安全選項框的底部還提供了一些選擇來保護文檔的隱私：
- 保存時從文件屬性中刪除個人信息
- 打印之前發出警告，保存或發送包含跟踪的更改或評論的文件
- 存儲隨機數以提高合併準確性
- 打開或保存時隱藏標記
- 單擊確定關閉安全選項框
- 為您的文件選擇一個名稱，然後單擊保存
保護Excel文件
Excel為Microsoft Word提供了非常類似的保護風格。 只需點擊文件 ， 另存為，然後按照以下步驟操作：
- 點擊文件保存對話框右上角的工具
- 點擊常規選項
- 如果您希望文件在沒有密碼的情況下完全無法訪問，您可以在密碼旁邊的框中輸入密碼
- 您可以單擊密碼框旁邊的高級按鈕來選擇更難以破解的更高級別的加密
- 您可以在密碼旁邊的框中輸入密碼以修改其他人是否可以打開該文件，但是您想要限制可以對該文件進行更改的人員
- 單擊確定關閉常規選項框
- 為您的文件選擇一個名稱，然後單擊保存
保護Outlook PST文件
傳入或傳出的電子郵件及其文件附件的實際數字簽名和加密是一個完全獨立的問題，將另外解釋。 但是，如果您恰好將數據從Microsoft Outlook文件夾導出到PST文件中，則可以添加保護以確保其他人無法訪問數據。 請按照以下步驟操作：
- 點擊文件
- 選擇導入和導出
- 選擇導出到文件並單擊下一步
- 選擇個人文件夾文件（.pst） ，然後單擊下一步
- 選擇您想要導出的文件夾或文件夾（如果需要，選擇包含子文件夾的框），然後單擊下一步
- 選擇一個輸出路徑和文件名，並為您的導出文件選擇一個選項，然後單擊完成
- 用導出的項目替換重複項
- 允許創建重複的項目
- 不要導出重複的項目
- 在加密設置下 ，選擇以下選項之一
- 沒有加密
- 可壓縮加密
- 高度加密
- 在屏幕底部，輸入密碼以打開加密的PST文件（您必須在兩個框中輸入相同的密碼才能驗證您是否按照您的意圖拼寫了密碼，否則您可能無法打開自己的密碼文件）
- 選擇是否也將此密碼保存在您的密碼列表中
- 單擊確定完成文件導出
（Andy O'Donnell編輯）